Absicherung

Abschlagsrechnungen erhalten die Liquidität des Handwerksbetriebs

Sei es aus Unsicherheit über die korrekte Abrechnung oder aus Scheu vor dem Verwaltungsaufwand: Viele Unternehmen verzichten auf ihr Recht zur Forderung von Abschlagszahlungen, festgehalten im § 632a BGB, der dem § 16 VOB/B nachgebildet ist. Danach kann der Geschäftsführer des Handwerksbetriebs von dem Besteller für in sich abgeschlossene Teile des Werks Abschlagszahlungen für die erbrachten vertragsmäßigen Leistungen verlangen. Abschlagszahlungen können auch für erforderliche Stoffe oder Bauteile, die eigens angefertigt oder angeliefert wurden, verlangt werden. Die eingesetzte Branchensoftware sollte hierfür alltagstaugliche Lösungen bieten. Malermeister Frank Bydolek, Geschäftsführer der Karl Schönenberg GmbH in Wuppertal, nutzt die Branchensoftware Chroma Office von Sander & Doll.

Ein Betrieb für Malerarbeiten jeder Art

Karl Schönenberg gründete den gleichnamigen Malerbetrieb 1948. Im Jahr 2003 übernahm Malermeister Frank Bydolek das Unternehmen vom damaligen Geschäftsführer Willi Feldmann. Der 42-jährige arbeitet seit 1986 in dem Betrieb, zunächst als Geselle und seit 2000 als Meister. „Da ich mit den Betriebsabläufen seit fast 20 Jahren vertraut war, bereitete die Übergabe keine Probleme.“ Heute beschäftigt Frank Bydolek 20 Mitarbeiter, darunter vier Auszubildende. Der Betrieb übernimmt Malerarbeiten jeder Art – von der kreativen Innenraumgestaltung über Fassadensanierung und Fassadengestaltung inklusive Wärmedämmung, bis hin zu Industrieanstrichen. Die Kunden, überwiegend Privatpersonen aus dem Raum Wuppertal, wenden sich meist auf Grund einer Empfehlung direkt an den Betrieb. Es sind auch einige Industriebetriebe darunter, wie zum Beispiel das Wuppertaler Bayer-Werk, mit dem seit über 40 Jahren zusammengearbeitet wird. Auch Architekten zählen zum Kundenkreis. „Wir haben in Hochzeiten 30 bis 40  Baustellen im Monat. Darunter war zum Beispiel in letzter Zeit ein größeres Projekt in Wuppertal, bei dem mehrere Häuser mit einer Wärmedämmung ausgestattet wurden“, sagt Malermeister Frank Bydolek.

Von der Schreibmaschine zur Branchenlösung

„Bis 2003 wurden die Angebote bei uns noch von Hand vorgeschrieben und dann mit der Schreibmaschine abgetippt“, erzählt der Geschäftsführer. „Als ich die Firma übernahm, war mir klar, dass ich eine Branchenlösung benötige, um wettbewerbsfähig zu bleiben.“ Chroma lernte er auf einer Messe der MEG kennen. Der Meisterbetrieb verwaltet damit Kunden-, Artikel- und Lieferantendaten und erstellt sämtliche Auftragsdokumente mit dem Programm. Für ein Angebot wählt Frank Bydolek den Kunden aus einer Liste aus, die Software ergänzt automatisch Namen und Adresse im Dokumentkopf. Im Lieferumfang ist außerdem ein Verzeichnis enthalten, in dem alle wichtigen Leistungen des Malerhandwerks aufgeführt sind. Dabei handelt es sich um Fertigkalkulationen aus Lohn und Material. Über eine Volltextsuche wählt der Malermeister aus dem Verzeichnis die Kalkulationsbausteine aus, die er aktuell benötigt. Darüber hinaus passt Frank Bydolek sie laufend an seine Bedürfnisse an. Denn: „Jede Tür ist anders.“ Und auch neue Bausteine fügt er dem Verzeichnis kontinuierlich hinzu, so zum Beispiel für die verwendeten Wärmedämmverbundsysteme. Wünscht ein Kunde später noch Änderungen im Angebot, ist auch dies kein Problem: Der Malermeister tauscht einfach die Artikel in den Bausteinen aus. „Durch die Kalkulationsbausteine wird die Angebotserstellung mit Chroma stark vereinfacht. Das ist sehr wichtig, da auf zehn Angebote im Schnitt vielleicht zwei Aufträge folgen“, erläutert der Malermeister. Neben der Kalkulation der Angebote schreibt Frank Bydolek die Arbeitsanweisungen für seine Mitarbeiter und berät die Kunden. Seine Mitarbeiterin, Ellen Hahn, ist für die weitere Auftragsbearbeitung zuständig.

Abschläge im Griff

„Unsere Leistungen sind sehr lohnintensiv“, erläutert Ellen Hahn. Daher sind Abschlagsrechnungen nach Baubeginn ein wichtiges Instrument, um die Liquidität des Unternehmens zu sichern. Mit Chroma können zu einem Bauprojekt beliebig viele Abschlagsrechnungen erstellt werden. Das Programm nummeriert sie automatisch durch und ordnet sie dem zugehörigen Bauvorhaben zu. Im einfachsten Fall rechnet Frau Hahn einen Pauschalbetrag ab, für Privatpersonen meistens ausreichend. Architekten oder Baugesellschaften fordern dagegen häufiger eine Abrechnung nach Leistung. Möchte die Mitarbeiterin nach Angebotspositionen abrechnen, ruft sie das Angebot oder die Auftragsbestätigung auf und leitet mit einem Klick eine Abschlagsrechnung ab. Beim Ableiten werden Kunde und Bauvorhaben sowie alle Positionen in das neue Dokument kopiert. Am Bildschirm kann sie dann die Positionen markieren, die in der ersten Teilrechnung aufgeführt sein sollen. Auch eine teilweise Berechnung ist möglich: Wurden zum Beispiel von einer Angebotsposition über 100 Quadratmeter bereits 50 Quadratmeter bearbeitet, lässt sich die Mengenangabe entsprechend abändern.

Auch spätere Abschlagsrechnungen werden normalerweise aus dem Ursprungsdokument, also Angebot oder Auftragsbestätigung, erzeugt. Alternativ kann aber auch die erste Abschlagsrechnung als Ursprungsdokument dienen, aus dem die folgenden Teilrechnungen und die Schlussrechnung abgeleitet werden. Diese Möglichkeit ist zum Beispiel dann hilfreich, wenn während der Arbeit an einem Bauprojekt der ursprüngliche Auftrag um neue Leistungen erweitert wird. In eine Abschlagsrechnung können dann problemlos weitere Positionen eingefügt werden. In der Schlussrechnung sind auch diese zusätzlichen Leistungen enthalten.

Transparente Abrechnung

Um auf der sicheren Seite zu sein, gibt der Wuppertaler Malerbetrieb in allen Rechnungen ein festes Zahlungsziel vor: „Zahlbar sofort und ohne Abzug“. Auch Skontobeträge können anteilig in den Abschlagsrechnungen oder wahlweise erst in der Schlussrechnung für die gesamte Rechnungssumme angezeigt werden. Für jede Rechnung oder Abschlagsrechnung legt das Programm selbständig eine Forderung über den berechneten Betrag an. Über den programminternen Zahlungsverkehr lassen sich bequem alle Forderungen zu einem bestimmten Kunden oder Projekt einsehen. So behält der Betrieb auch bei umfangreichen Projekten mit zahlreichen Abschlagsrechnun­gen den Überblick und kann gegebenenfalls rechtzeitig mahnen oder – im schlimmsten Fall – die Arbeit ruhen lassen, bis die Teilzahlungen eingegangen sind.

Auch für den Kunden schafft das Programm Transparenz: Am Fuß jeder Abschlagsrechnung und auf der Schlussrechnung erscheint eine übersichtliche Auflistung aller bisher gestellten Teilrechnun­gen, und – sofern Zahlungseingänge vorliegen – auch der bisher geleisteten Teilzahlun­gen des Kunden. Da Kunden die geforderten Abschläge nicht immer in voller Höhe begleichen, berücksichtigt Chro­ma auch eingehende Zahlungen in abweichender Höhe und gleicht den Restbetrag automatisch an. Der Anwender kann in der Rechnung wahlweise ausschließlich die Rechnungstabelle (über die bisher gestellten Teilrechnungen), ausschließlich die Zahlungstabelle (über die bisher geleisteten Teilzahlungen des Kunden) oder beide anzeigen lassen. Rechtsberater empfehlen, zumindest in der Schlussrechnung beide Tabellen aufzuführen. Im Malerbetrieb Schönenberg fordern Auftraggeber auch schon mal einen Sicherheitseinbehalt. Auch die­ser wird in den Abschlagsrechnungen anteilig dargestellt und vom Programm automatisch als Forderung mitgeführt. Diese anteiligen Forderungen werden beim Erstellen der Schlussrechnung automatisch durch eine Forderung über die Gesamtsumme des Sicherheitseinbehalts ersetzt.

Fazit

„Neben der übersichtlichen Gestaltung der Benutzeroberfläche erleichterte mir auch die Nähe zum Hersteller in Remscheid die Entscheidung für das Programm“, erläutert Malermeister Frank Bydolek. „Außerdem bietet Chroma spezielle Funktionen für Maler, wie zum Beispiel das automatische Anpassen von Arbeitszeiten an Objektgrößen oder das mitgelieferte Leistungsverzeichnis für Malerarbeiten. Nicht zuletzt erlaubt es das problemlose Erstellen und Verwalten von Abschlagsrechnungen.“