Digitalisierung im Bauhandwerk: Was möglich und vernünftig ist

Von Michaela Podschun

„Digitalisierung ist ein natürlicher Prozess, der nie endet. Es ist wie auf einem Laufband, auf dem wir in Bewegung sind“, fasst es Matthias Imdahl, Projektmitarbeiter beim „Schaufenster Digitales Bauen“  des Kompetenzzentrums Digitales Handwerk zusammen.  Gemeinsam mit dem Handwerksbildungszentrum (HBZ) Brackwede und der Handwerkskammer Ostwestfalen-Lippe zu Bielefeld wurde eine kostenlose Roadshow angeboten, in dem die Teilnehmer Basiswissen zur Digitalisierung im Bauhandwerk lernten. Insgesamt wurden neun Termine durchgeführt.

Auch die Redaktion bauhandwerk war mit von der Partie und erfuhr, was grundsätzlich möglich und auch vernünftig ist. Die wichtigste Botschaft der Initiatoren: Neue Technologien müssen zum Betrieb passen. Wichtig ist es ebenso, die Mitarbeiter mit auf den digitalen Weg zu nehmen. „Die beste Software nützt nichts, wenn die Belegschaft nicht damit arbeitet“, betonte Imdahl. Unser Workshop-Fazit: wertvolle Informationen in rund drei Stunden verständlich präsentiert. Im Mai und Juni folgen weitere vertiefende Online-Angebote zu den einzelnen Themen, die auch kostenfrei sind.

Am Anfang steht: die Strategie

Zu den einzelnen Bausteinen der sogenannten „Roadshow“: Gegliedert wurde die Veranstaltung in vier Themen: Kundenkommunikation, Materialbeschaffung, digitales Aufmaß und digitale Auftragsakte. Bei jedem Thema machten die Teilnehmer per Mentimeter mit und berichteten, wo der Schuh drückt.

Den Anfang macht allerdings: die Strategie. Die Ansprüche der Kunden seien gestiegen. Ein Betrieb müsse oftmals rund um die Uhr erreichbar sein via Chat oder Messenger. Wer sich digital besser aufstellen möchte, sollte eine ganzheitliche Perspektive einnehmen. „Es muss ermittelt werden, wer der Kunden überhaupt ist und welche Wege zu ihm führen“, riet Matthias Imdahl. Auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse sollte im nächsten Schritt das vorhandene Geschäftsmodell mit Hilfe von Fragen überprüft werden:

Wofür steht unser Unternehmen? Was sind unsere Ziele?

Womit verdienen wir unser Geld und sind unsere Produkte noch zeitgemäß?

Wer ist wofür im Betrieb verantwortlich und wie binden wir alle ein, damit unsere Ziele erreicht werden?

Welche Software oder Plattform wird gebraucht, um die Ziele zu erreichen?

Die Kundenkommunikation:

Hier berichtete Eva Lomme, ebenso Mitarbeiterin beim „Schaufenster Digitales Bauen“. Die Abfrage per Mentimeter ergab: Die meisten Betriebe kommunizieren in der Regel persönlich mit ihren Kunden, nutzen nachrangig Website, WhatsApp und Social Media.  Hoher Zeitaufwand und unvollständige Notizen, Zettelwirtschaft und fehlende Koordination zwischen den Mitarbeitern bereiten Probleme.

Eva Lomme riet, zuerst die eigene Zielgruppe zu definieren. „Wer ist Ihr Kunde? Wie informiert er sich und auf welchen Kanälen hält er sich auf? Wie trifft er seine Kaufentscheidung?Nutzt er Pinterest oder geht er ins Möbelhaus? Erst wenn all dies klar ist, wissen Sie, wie sie ihn am besten ansprechen“, so Lomme. Allerdings sollte sich niemand verzetteln und zu viel auf einmal anstoßen. Lomme: „Am besten ist es, mit der Website anzufangen und diese so aktuell wie möglich zu halten. Die Homepage verbindet alles.“ Welche Social-Media-Maßnahmen dann sinnvoll sind, hängt von der Zielgruppe ab. In Portalen texten, Blogbeiträge, Online-Werbe-Anzeigen, Newsletter – vieles sei möglich.

Digitale Materialbeschaffung:

Die Abfrage per Mentimeter ergab, dass Telefon und Mail am meisten für die Materialbestellung genutzt werden. Aktuell ergeben sich Probleme durch fehlende Lagerverwaltung und mangelhafte Sendeverfolgung, beim Umgang mit Retouren und bei der Zuordnung der Bestellung zum Auftrag. Ein Betrieb berichtete, dass es auch schwierig sei, Preise online zu vergleichen. „Wir schauen uns drei Großhändler an und haben dort auch Konditionen. Aber um den besten Preis zu erhalten, muss man doch wieder telefonieren.“ Im Handwerk werden außerdem häufig Online-Shops und digitale Marktplätze angeboten, durch die sich Betriebe mühsam durchklicken müssen, sagte Imdahl.

Laut Matthias Imdahl besteht für Handwerksbetriebe die Möglichkeit, Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik in „ASP-Lösungen“ (Application Service Providing) abzubilden. Ein IT-Dienstleister stellt gegen Gebühr übersichtliche Einkaufskataloge in digitaler Form zu Verfügung. Diese können ins eigene Warenwirtschaftssystem oder auch ERP-System integriert werden. Imdahl warnte allerdings vor High-End-Systemen. „Die Bausteine sollten wirklich auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sein. Man braucht keine Funktionen, die nicht zum Einsatz kommen.“ Beim E-Procurement (elektronische Beschaffung) sollte also vor der Implementierung daran gedacht werden, dass Arbeitsabläufe im Betrieb an das neue System angepasst werden.

Digitales Aufmaß:

Auch hier nutzen die Workshop-Teilnehmer eher analoge Methoden wie Zollstock, Block, Laserentfernungsmesser. Die Schwierigkeiten liegen auf der Hand: Maße sind unvollständig, es gibt Zahlendreher bei handschriftlichen Notizen und einen hohen Zeitaufwand. Die Rechtwinkligkeit wird oftmals nicht abgebildet.

Spezielle Softwaremöglichkeiten helfen, Aufmaße zu erstellen und in einer Datenbank zu speichern. Um das richtige Programm zu finden, sollten Betriebe ihren Bedarf definieren. Kann man Notizen oder Kundeninformationen dem Aufmaß hinzufügen? Kann das Aufmaß visualisiert werden?  Lassen sich Baustellenfotos und Buchhaltungsmodule integrieren? Der Aufwand lohnt sich. Denn digital ermittelte Daten lassen sich aufs Tablet übertragen, CAD-Daten für die Weiterverarbeitung ließen sich direkt erstellen und die Datenübertragung sei auch in andere Programme möglich.

Digitale Auftragsakte:

Die Auftragsakte wird in den meisten Firmen in Papierform angelegt, gefolgt von der Branchensoftware. Auch bei diesem Thema klagten die Teilnehmer über ungenaue Infos und einen hohen Zeitaufwand. Als mangelhaft wurden die Zeiterfassung und eine verzögerte Abrechnung bewertet. „Der Bedarf ist klar wie Kloßbrühe“, fasste Imdahl zusammen. Eine digitale Auftragsakte habe erhebliche Vorteile, neben der online und offline Verfügbarkeit werden alle Informationen gesammelt und stehen zusammengefasst zur Verfügung. Ansonsten ist dies ohne weitere Tools mit der Ablagestruktur möglich.

Eine Ablagestruktur könnte folgende Ordner enthalten: Kundenakte, Lieferantenakte und Bestellakte. Entsprechende Unterordner gliedern weitere Infos. So kann die Bestellakte weiter unterteilt werden in Eingangsrechnung, Schriftverkehr Lieferanten, Wareneingang. Ein digitales Archiv lichte die komplette Baudokumentation (Zeiten, Fotos, Lieferungen, Wetter, Material, Geräte, Planungen, Tagesübersicht, Formulare) ab.

Fördermöglichkeiten:

Nach Definition des eigenen Budgets können Förderprogramme genutzt werden, die Henning Horstbrink, Innovationsberater der Handwerkskammer Ostwestfalen-Lippe, und Ortwin Brunwinkel, Bereichsleiter Fort- und Weiterbildung IT im HBZ Brackwede, erläuterten. Beim Bundesprogramm „Digital jetzt“ entscheidet ein Losverfahren. Nachteil: Gefördert werden Maßnahmen ab einer Investitionssumme von 34.000 Euro - für kleinere Betriebe zu viel. Bayern, Rheinland-Pfalz und Berlin bieten Landesförderungen mit weniger Kapitaleinsatz. Alternative Möglichkeiten laufen über die NRW-Bank, die Investitionsbank Berlin (IBB), Nbank (Niedersachsen) und weitere Institute. Die Handwerkskammern bieten einen kostenlosen Digi-Check. Auch das Kompetenzzentrum Digitales Handwerk berät.

Weitere Infos:  www.handwerkdigital.de  Die Seminare können gebucht werden auf: www.bzb.de

Michaela Podschun ist Redakteurin der Zeitschriften bauhandwerk und dach+holzbau.