Fahrtkostentransparenz mit GPS
Bei der Rechnungsstellung müssen Materialaufwendungen, Arbeitsstunden und Fahrtkosten für den Kunden leicht erkennbar aufgeschlüsselt sein. Mit der webbasierten Software project2web von Neusta steht ein Fahrzeugtracking per GPS und Mobilfunk zur verlässlichen Aufzeichnung von Fahrtstrecken zur Verfügung.
Aufgrund seiner Erfahrungen mit mittelständischen Unternehmen hat Neusta aus Bremen ein weiteres Modul für die per Standard-Webbrowser bedienbare Software project2web entwickelt, mit dem Fahrtstrecken sofort erfasst und abgespeichert werden können. Mit Hilfe dieser Aufzeichnungen können – wenn die Fahrtkostenabrechnung in Zweifel gezogen wird – Karten und Auswertungen vorgelegt werden, um Unklarheiten sofort zu beseitigen. Hier einen exakten Beweis zu liefern, fiel bislang schwer. Für die Wegstreckenerfassung wird lediglich eine kleine Zusatzbox in die Fahrzeuge installiert, die eine exakte Standortbestimmung an die Software im Unternehmen übermittelt.
Noch während der Fahrt sind Sachbearbeiter im Unternehmen in der Lage, die Strecke mit dem GPS-Fahrzeugtracking anhand einer interaktiven Karte einzusehen. So können Fahrer im Zweifel Hilfestellung durch den Kollegen im Büro erhalten, der etwa durch eine kurze Prüfung des aktuellen Standorts die Anfahrt zum Kunden beschreibt. Ebenso ist ein Vergleich einer vorab berechneten Route mit den tatsächlich gefahrenen Strecken möglich. Die per GPS ermittelten Koordinaten werden über die im Fahrzeug installierte Box in sinnvollen Intervallen an project2web übermittelt. Da diese Vorausplanung auch Fahrtzeiten präzise angibt, sind Disponenten in der Lage Termine exakter zu planen. Alle Daten werden in project2web am Auftrag hinterlegt, so dass stets eine optimale Zusammenstellung der Kunden- und Auftragsdaten, der jeweiligen Techniker, Arbeitsstunden und mehr gegeben ist. Auch in bereits vorhandenen project2web-Installationen ist eine Integration des Tracking-Moduls in kurzer Zeit möglich. So lassen sich die bereits verfügbaren Module wie etwa für Handys zur Stundenerfassung, Tablet PCs im Servicemanagement, digitale Kugelschreiber oder die stationäre Zeiterfassung problemlos mit dem neuen System kombinieren.
Ein- und Ausbau der Trackingbox ist minutenschnell möglich. Das Echtzeit-GPS-Tracking zur aktuellen Lokalisierung des Fahrzeugs ist nach Bedarf aktivierbar. Eine Fahrtenbuchlösung kann zusätzlich installiert werden. Das aufwendig per Hand geführte Fahrtenbuch wird damit überflüssig.
Zusätzlich kann auch ein elektronisches Fahrtenbuch installiert werden
