Neue Auftragschancen dank Xplorer
Die Bauwirtschaft boomt wieder. Trotzdem sollten sich Handwerker nicht nur darauf verlassen, dass die Aufträge von selbst kommen. Die Akquise über den Xplorer ist dabei eine effektive Hilfe. Als Extra können mit der entsprechenden Zusatzfunktion Auftragsschreiben automatisch generiert werden.
Nie war es einfacher und komfortabler an Bauaufträge zu kommen. Mit der Möglichkeit online nach Bauaufträgen zu suchen, hat die DOCUgroup, mit ihren Bauprojektinformationsdiensten DBI und ibau, für Kunden neue Wege eröffnet, Aufträge online zu akquirieren. Seit 2009 besteht mit der Suche über die Xplorer-Oberfläche die Chance, zeitsparend an Aufträge zu kommen.
Die Schnelligkeit des Systems ist einer der großen Vorteile. Täglich recherchieren für die DOCUgroup über 120 Redakteure bei Entscheidern wie Architekten und Bauherren, in Zeitungen, öffentlichen Bekanntmachungen und einschlägigen Mitteilungen, welche Tätigkeiten am Bau ausgeschrieben werden. Zudem besteht ein kontinuierlich anwachsendes, dichtes Informations-Netzwerk zu den am Bau beteiligten Personen.
Suche nach Aufträgen wird durch die Datenbank komfortabel
Mit dem Xplorer sind damit neue Zeiten für die Online-Recherche angebrochen. Bundesweit benutzen kleine Handwerksbetriebe, mittelständige Bauunternehmen und auch Großunternehmen die Suche nach Aufträgen. Eine riesige Datenbank im Hintergrund versorgt mit zeitnahen Einträgen den Suchenden mit Informationen. Wöchentlich gibt es dann einen Statusbericht über mögliche Ausschreibungen.
„Mit dem Xplorer kann sich der Handwerker optimal mit Planern und Architekten vernetzen“, erklärt Herbert Wolf von der DOCUgroup. Mit den unterschiedlichen Funktionen kann zum Beispiel ein Maler nachvollziehen, dass ein bestimmter Planer immer mit anderen Malerbetrieben zusammen arbeitet. „Hier ist dann die Chance an einen Bauauftrag zu kommen entsprechend groß“, sagt Wolf.
Natürlich ist das nur eine Möglichkeit unter vielen. Weitere Features sind zum Beispiel die Beobachter-Funktion (hier wird der aktuelle Stand von Bauarbeiten abgefragt und darüber informiert, wann zum Beispiel der Bau wieder anläuft), aber auch die Adressfunktion, um alle am Bau beteiligten Handwerker anschreiben zu können. Dazu gehören auch Adressen von Behörden zum Anfordern von Ausschreibungsunterlagen.
Mit dem Bewerbungsservice
verlässlich Zeit und Kosten sparen
Die Entwickler der DOCUgroup ruhen sich nicht auf ihren Erfolgen aus. Der neueste Clou für den Xplorer ist der so genannte Bewerbungsservice. Mit diesem Tool kann der Xplorer über Voreinstellungen nicht nur die gewünschten Ergebnisse und Adressen liefern, die Arbeitserleichterung geht noch einen wichtigen Schritt weiter. Die Software generiert automatisch ein Anschreiben an den Planer oder Architekten und der Handwerker kann sich so um Bauarbeiten bewerben, ohne selbst damit Mühe zu haben. „Für viele Handwerker in der Branche wird das eine enorme Entlastung der tagtäglichen Arbeit sein“, prognostiziert Herbert Wolf diesen Entwicklungsschritt. Das Feature ist ab sofort, zusätzlich zu den Xplorer-Funktionen, zu haben.
Interview mit Sven Hohmann
Der Xplorer ist ein Werkzeug, mit dem Handwerker, Planer und Architekten über alle Bautätigkeiten in Deutschland informiert werden. Nun wurde das System um die Zusatzfunktion des Bewerbungsservice erweitert. Über die Möglichkeiten und Vorteile des Online-Systems sprach die Redaktion der Zeitschriften bauhandwerk und dach+holzbau mit Sven Hohmann, Geschäftsführer von ibau und DBI und Verantwortlicher für den Xplorer.
Herr Hohmann, der Xplorer wurde 2009 eingeführt, wie ist das Produkt angenommen worden?
Sehr gut. Der Xplorer ist das erfolgreichste Produkt, das wir jemals herausgebracht haben. Es ist ein Werkzeug, das die Auftragschancen aller Zielgruppen optimiert, egal ob für große Unternehmen oder kleine Betriebe. Aufgrund der vielfältigen Nutzungsmöglichkeiten der Anwendung kann jeder Bedarf befriedigt werden.
Wie oft verwendet ein Handwerker oder Planer denn die Software, um Auftragschancen zu optimieren?
Im Vergleich zu anderen Möglichkeiten der Recherche sehr oft. Im Durchschnitt gebraucht jeder Nutzer zehn Mal im Monat die Anwendung und verbringt im Schnitt rund 10 Minuten pro Nutzung. Diese Dauer ist drei Mal höher als in unseren alten online-Angeboten, die nicht so komfortabel waren. Mit dem Xplorer haben wir eine riesige Datenbank im Hintergrund, auf die man zugreifen kann. Außerdem sind wir schnell: Der Nutzer weiß in kürzester Zeit über Möglichkeiten der Auftragsvergabe Bescheid und kann so viel schneller reagieren.
Hat es denn eine Verschiebung von der Papierform zur elektronischen Form gegeben?
Der Trend zur elektronischen Form ist eklatant. Zu 95 Prozent verkaufen wir nur noch diese Form der Auftragschancen-Verwaltung. Das ist eben die einzige Möglichkeit, die neuesten Informationen schnell darzustellen. Zum Beispiel: Gibt es kurzfristig eine Bauaufnahme nach einem Baustopp, haben sich irgendwelche Bedingungen verändert, die ich berücksichtigen muss? Ein weiterer Vorteil ist dass der Kunde Fragen stellen kann. Der Redakteur wird dann Kontakt aufnehmen und so schnell und direkt reagieren.
Sie sind ständig dabei, das System zu verbessern. Was sind die neuesten Änderungen des Portals?
Es wurden zwei Dinge wesentlich verbessert. Zum einen die Datenbank: Sie wurde vertieft und ausgeweitet. Nun sind für den Handwerker auch der Name des Planers, des Architekten, des Bauherren oder auch eines anderen Handwerkers sichtbar. Die kann er bei Bedarf direkt kontaktieren.
Die zweite Neuheit wird einen riesigen Fortschritt bedeuten: Der Nutzen unserer Ausschreibungsinformationen ist ja der, neue Aufträge zu generieren. Dazu ist es nötig, sich um die Ausschreibung zu bewerben, und das wird automatisiert. Unser neues Tool nennen wir „Bewerbungsservice“, da ist der Name Programm.
Was ist der große Vorteil?
Die meisten Kunden müssen auch noch arbeiten, um es salopp zu sagen: Sie haben keine Zeit, sich noch um so etwas zu kümmern! Deshalb kann der Handwerker schaffen, den Rest erledigen wir. Denn es kostet sehr viel Energie, Zeit und auch Geld, Ausschreibungsverfahren immer zeitnah zu erkennen und zu erledigen und letztlich auch nachzuverfolgen.
Wie können Bewerbungen denn automatisiert werden?
Unser Kunde führt zunächst mit unseren Mitarbeitern ein Erstgespräch. Hier wird abgeklärt, in welchen Gewerken er tätig ist, ob seine Schwerpunkte bei kleineren Baustellen liegen oder ob er eher große bevorzugt, usw. Es wird also geklärt, welche Präferenzen er hat. Wir sagen dazu, welches „Beuteschema“ er hat ...
… und damit wird dann nach Ausschreibungen gesucht?
Ja, aber das Neue ist, dass dann – wenn eine zutreffende Ausschreibung gefunden wurde – sofort ein Schreiben an den zuständigen Planer oder Auftraggeber gesandt wird. Hier ist es natürlich möglich, den Wortlaut des Briefes individuell zu gestalten. Auch das Design des Briefpapiers mit Logos und ähnlichem kann vorbestimmt werden und ob sogar ein aufwendiges Bewerbungsmaterial (zum Beispiel Hochglanz-Flyer) gewählt werden soll. Bei diesem Service sind wir bundesweit einmalig.
Kann es nicht sein, dass die Anschreiben dann sehr unpersönlich werden?
Wir nennen den Service objektorientierten Bewerbungsservice. Die Bewerbung wird genau auf das Objekt zugeschnitten, ist also gewissermaßen persönlich, weil es personalisiert ist und zum namentlich genannten Bauprojekt passt.
Kann ich denn mein Beuteschema auch wieder ändern?
Natürlich – und jederzeit. Dann kann der Kunde auch angeben, ob er ein vollautomatisiertes Anschreiben rauschicken lassen möchte, oder selbst Formulierungen und Änderungen vornehmen will.
Wie würden Sie die größten Vorteile des neuen Tools zusammenfassen?
Wenn ich mich als Handwerker für dieses Extratool des Xplorers entschieden habe, weiß ich: Auch wenn der Tag lang ist, es gehen trotzdem Bewerbungen für Ausschreibungsprojekte raus, ich muss mir um diese Dinge keine Gedanken machen. Zudem kann ich mir sicher sein, dass die Qualität der Briefe hoch ist. Diese Erstbewerbungen sind absolut professionell und hinterlassen einen guten Eindruck. So ist es gleichzeitig eine Bewerbung um ein aktuelles Projekt und zudem eine dauerhaft positive Visitenkarte für meinen Betrieb, die unterm Strich günstiger und zeitsparender ist, als Bewerbungsschreiben, die ich immer wieder neu aufsetzen muss.
