SEPA-Umstellung: Schonzeit läuft ab
Unternehmen, die die Umstellung auf das SEPA-System noch nicht umgesetzt haben, können aufatmen. Die EU-Kommission hat vorgeschlagen, die Übergangsfrist um sechs Monate zu verlängern. Wenn das EU-Parlament und die Staaten zustimmen, bleibt jetzt noch bis zum 1. August 2014 Zeit, Versäumtes nachzuholen.
Die Überweisungs- und Lastschriftverfahren im Euroraum werden durch das SEPA-System (Single Euro Payments Area) vereinheitlicht. Das soll den Zahlungsverkehr erleichtern und sicherer machen. Das Verfahren gilt in allen 28 Mitgliedsländern der Europäischen Union inklusive deren Überseegebiete sowie in Island, Liechtenstein, Norwegen, Monaco und in der Schweiz.
Ein wichtiges Merkmal des neuen Zahlungssystems ist die Kontokennung IBAN (International Bank Account Number, internationale Bankkontonummer), die ab Februar 2016 sowohl im nationalen als auch im internationalen Zahlungsverkehr die bisherigen Kennungen ersetzt. Bis zu diesem Zeitpunkt ist außerdem im internationalen Zahlungsverkehr noch die Angabe des BIC (Business Identifier Code, internationale Bankleitzahl) erforderlich. Die IBAN ist je nach Land unterschiedlich lang – in Deutschland hat sie immer 22 Stellen. Vom Prinzip her ist die IBAN immer gleich aufgebaut: Sie besteht aus einem internationalen Teil, der sich aus einem Länderkennzeichen und einer Prüfziffer zusammensetzt und einem nationalen Teil, der individuelle Kontodetails enthält. In Deutschland sind das die Bankleitzahl und die Kontonummer. Hat ein Unternehmen mehrere Konten, wird für jedes Konto eine separate IBAN vergeben.
Firmen müssen aktiv werden
Seit dem 1. Februar gilt offiziell das SEPA-System, spätestens nach der von der EU-Kommission vorgeschlagenen Stabilisierungsphase müssen Unternehmen ab dem 1. August 2014 mit SEPA arbeiten. Wichtig ist, dass sich kleine und mittelständische Unternehmen um ihre SEPA-Umstellung aktiv kümmern, sonst könnten sie vom bargeldlosen Zahlungsverkehr abgeschnitten sein. Vor allem Unternehmen, die Lastschriften einreichen, müssen einige Neuerungen beachten. Der wichtigste Schritt ist hier die Beantragung einer Gläubiger-Identifikationsnummer. Die Ausgabe der Nummern übernimmt in Deutschland die Bundesbank in Abstimmung mit der Deutschen Kreditwirtschaft (DK). Anträge können nur elektronisch gestellt werden. Die Gläubiger-Identifikationsnummer ist eine kontounabhängige, eindeutige Kennung. Sie identifiziert zusätzlich den Zahlungsempfänger als Lastschrift-Einreicher.
Die wichtigsten Schritte
Erster Ansprechpartner für die SEPA-Umstellung ist die eigene Hausbank. Sie unterstützt nicht nur Unternehmen, sondern auch Privatpersonen und Vereine mit Informationen und Hilfestellungen. Die Institute sind in der Regel gerne bereit, in einem Testlauf zu überprüfen, ob die Umstellung erfolgreich war. Wenn es nicht schon längst geschehen ist, sollte man sich jetzt schleunigst um eine Gläubiger-Identifikationsnummer bemühen.
Außerdem sollte man schnellstens mit dem eigenen IT-Dienstleister sprechen und klären, ob die Betriebssoftware aktualisiert werden kann und muss, denn das SEPA-Verfahren nutzt das XML-Format. Davon kann eine Vielzahl von Systemen in allen Geschäftsprozessen betroffen sein, angefangen vom Rechnungswesen über die Materialwirtschaft bis hin zu Produktion und Vertrieb – und natürlich in der elektronischen Rechnungsabwicklung.
Wichtig ist auch, die IBAN und BIC aller Kunden und Geschäftspartner in der Buchhaltung zu erfassen. Im eigenen Interesse sollte man nicht warten, ob diese Daten von allein hereinkommen, sondern sich aktiv bemühen, diese Informationen zu beschaffen, sonst droht bei ausbleibenden Zahlungseingängen eine Liquiditätsklemme. Aus dem gleichen Grund ist es sinnvoll, die eigene IBAN und BIC aktiv an alle Geschäftspartner zu übermitteln.
Eine wichtige Neuerung betrifft Lastschrift- und Abbuchungsermächtigungen, die durch SEPA-Basismandate, beziehungsweise SEPA-Firmenmandate ersetzt werden. Während Lastschriftermächtigungen überführt werden können (Vorsicht: ohne Ermächtigung steigt die Rückruffrist auf 13 Monate!), müssen Firmenmandate neu erstellt werden.
Alle Geschäftsdokumente (Rechnungsvordrucke, Angebote, Verträge, Formulare, Briefköpfe, Homepage, usw.) müssen überprüft und geändert werden. Je nach Betriebsgröße- und ausrichtung können Mitarbeiterschulungen sinnvoll sein.
Sobald alle Voraussetzungen gegeben sind, sollte man das neue System nutzen und nicht warten, bis voraussichtlich am 1. August 2014 die nationalen Zahlungssysteme abgeschaltet werden.
SEPA-Überweisungen gibt es bereits seit 2008. Mit der Umstellung entfällt das derzeit kostenintensive Nebeneinander von inländischen Zahlungsverkehrsprodukten und SEPA-Produkten. Zahlungen in Euro innerhalb der Europäischen Union können künftig schneller und kostengünstiger durchgeführt werden. Jeder Kontoinhaber, ob Privatperson, Unternehmen oder Verein ist von der Umstellung betroffen. Vorteile: Sie alle können unabhängig von ihrem Sitz oder Wohnort ihren gesamten bargeldlosen Euro-Zahlungsverkehr steuern und haben europaweit freie Kontowahl. Für Unternehmen, die im Internethandel aktiv sind, hat SEPA den Vorteil, dass sie ihren Kunden – in Absprache mit ihrer Bank – das Überweisungs- und Lastschriftverfahren europaweit als Zahlungsmöglichkeit anbieten können.
Autor
Thomas Schwarzmann ist Redakteur der Zeitschriften bauhandwerk und dach+holzbau.
