Was man beim Versenden digitaler Rechnungen beachten muss

Der Begriff „Digitale Rechnung“ ist nicht klar definiert. Im Prinzip handelt es sich dabei einfach nur um eine Rechnung, die auf elektronischem Wege erstellt, gesendet und empfangen wird. Folgende Rechnungen erfüllen dieses Kriterium:

Rechnungen, die per E-Mail versendet werden (etwa als PDF- oder HTML-Datei)

Rechnungen, die per Download-Link übermittelt werden

Rechnungen, die auf einem Datenträger übergeben werden (etwa als DVD oder USB-Stick)

Rechnungen, die per Computerfax versendet werden

Doch Achtung: Rechnungen, die über ein stationäres, klassisches Faxgerät empfangen werden, gelten nicht als digitale Rechnung, sondern als Papierrechnung.

Empfänger muss digitaler Rechnung zustimmen

Rechtlich betrachtet gibt es keinen Unterschied zwischen digitalen Rechnungen und Papierrechnungen. Doch jeder Kunde kann frei entscheiden, ob er digitale Rechnungen überhaupt erhalten möchte. Lehnt ein Kunde dies ab, so muss der Leistungserbringer ihm eine Papierrechnung schicken. Aus Sicht des Handwerkers empfiehlt es sich also, in der Kundenkartei zu jedem Kunden einen entsprechenden Vermerk zu hinterlegen, ob der Kunde dem Empfang digitaler Rechnungen zugestimmt hat oder nicht. In den allermeisten Fällen wird der Kunde aber nicht widersprechen.

Unveränderbarkeit der Rechnung

Beim Erstellen von digitalen Rechnungen muss der Handwerker zudem die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) einhalten. Diese besagen, dass die gespeicherten Rechnungen während der gesetzlichen Aufbewahrungszeit von 10 Jahren nicht verändert werden können und jederzeit abrufbar sein müssen.

Lesbarkeit muss erhalten
bleiben

Der Gesetzgeber schreibt vor, dass jede digitale Rechnung immer lesbar sein und auch lesbar bleiben muss. Bei Papierrechnungen ist das in der Regel immer der Fall. Sie sind noch nach Jahrzehnten lesbar, sofern sie nicht verloren gehen. Bei digitalen Rechnungen ist das etwas anders. Hier kommt es sehr auf das Dateiformat an, das verwendet wird. Es empfiehlt sich hier auf ein Dateiformat zu setzen, das sich bereits am Markt durchgesetzt hat und auch in absehbarer Zukunft noch lesbar sein wird. Beispiele hierfür sind die Dateiformate PDF, XML oder HTML sowie Dateien, die mit Microsoft Excel oder Word erstellt wurden. Moderne Rechnungsprogramme wie zum Beispiel „BillingEngine“ sorgen grundsätzlich dafür, dass Rechnungen auch Jahre später noch problemlos in gängigen Formaten abgerufen und eingesehen werden können.

Digitale Signatur nicht mehr erforderlich

Unter Handwerkern kursiert nach wie vor das Gerücht, dass digital versendete Rechnungen immer auch eine digitale Signatur enthalten müssen. Dies ist jedoch mittlerweile überholt. Der Gesetzgeber hat die Vorgaben hierzu vor ein paar Jahren erheblich gelockert. Mittlerweile tauchen elektronische Signaturen mit Anbieterkennzeichnung im Umsatzsteuergesetz (UStG) nur noch als Empfehlung auf. Das Versenden digitaler Rechnungen ist somit für Handwerksbetriebe noch einfacher geworden.

Richtiger Umgang mit personenbezogenen Daten

Die Einführung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) im Mai 2018 hat ähnlich wie in vielen anderen Branchen auch auch unter Handwerkern gehörig für Verwirrung gesorgt. Grundsätzlich gilt, dass ein Handwerksbetrieb, der digitale Rechnungen erstellt, personenbezogene Daten verarbeitet. Die DSGVO erlaubt die Verarbeitung dieser Daten allerdings auch ohne Einwilligung des Kunden und zwar immer dann, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrages erforderlich ist. Mit anderen Worten: Handwerker dürfen personenbezogene Daten ohne Einwilligung digital verarbeiten und speichern und zwar so lange wie dies zur Vertragsabwicklung nötig ist. Gleichzeitig müssen sie die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren beachten.

Professionelle Rechnungslösungen

Um die mitunter undurchsichtigen Anforderungen der DSGVO und die gesetzliche Au$ewahrungsfrist gleichermaßen zu erfüllen, lohnt es sich grundsätzlich, mit einer professionellen Rechnungssoftware zu arbeiten. Die Datenspeicherung erfolgt hier grundsätzlich pseudonymisiert und verschlüsselt. Die Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme ist immer sichergestellt und wird regelmäßig getestet. Eine Cloud-Software wie „BillingEngine“ bietet den großen Vorteil, dass sie nicht auf mehreren Geräten installiert und aktualisiert werden muss. Jeder Angestellte kann jederzeit mit jedem Internetfähigen Gerät auf alle Rechnungen zugreifen und nach Belieben neue Rechnungen erstellen, bearbeiten oder versenden.

Fazit

Digitale Rechnungen bieten den großen Vorteil, dass sie kostengünstiger zu erstellen und zu versenden sind und schneller beim Kunden sind, was sich positiv auf die Liquidität des Handwerksbetriebs auswirkt. Als Handwerksbetrieb darf man personenbezogene Daten seiner Kunden mit einer Rechnungssoftware verarbeiten, solange dies zur Erfüllung eines Vertrages dient. Man sollte allerdings beachten, dass ein Kunde auch das Recht hat, den Erhalt von digitalen Rechnungen zu verweigern und auf Papierrechnungen zu bestehen. Auch bei digitalen Rechnungen gilt, dass die Unveränderbarkeit bezahlter Rechnungen sichergestellt und die Lesbarkeit über lange Jahre immer gewährleistet sein muss. Man sollte also auf ein Dateiformat setzen, das auch in Zukunft noch lesbar ist.

Timo Kleemann studierte Internationale Betriebswirtschaft und Informatik in Großbritannien. 2006 gründete er in Hamburg zusammen mit seinem Bruder Marko die Webdesign-Agentur DesignBits, die 2015 die BillingEngine herausbrachte.