E-Rechnungen werden Pflicht

Egal, ob Bau-, Elektro- oder Metallhandwerk, Friseure, Bäcker, Schneider, Goldschmied oder Kfz-Betrieb – ohne rechtzeitige Vorbereitung auf die E-Rechnung steht das Business still, da die meisten eingehenden Rechnungen nicht mehr lesbar sind. Was ist zu tun und vor allem: wann? Die drängendsten Fragen und Antworten, die Unternehmen aus dem Handwerk bald kennen müssen, zeigt unser Beitrag.

Bislang habe ich meine Rechnungen mit Word und Excel geschrieben und als PDF oder als ­Papierrechnung per Post verschickt. Warum genügt das nicht mehr?

Sowohl die ausgedruckte Rechnung als auch die per PDF verschickte Rechnung enthalten ausschließlich unstrukturierte Daten, die nicht maschinenlesbar sind. Ein übliches PDF – wie auch TIFF, PNG, Word-­Dokumente oder eingescannte Papierrechnungen – sind ­lediglich visuelle Darstellungen einer Papierrechnung und erfüllen somit nicht die Anforderungen einer ­E-Rechnung.

Ein modernes Büro sieht anders aus. Digitale Rechnungen brauchen keine Aktenordner und nehmen keinen Platz weg
Foto: Andrea Piacquadio / Pexels

Der Grund ist eine EU-Richtlinie, die genaue Anforderungen an den künftigen Rechnungsaustausch zwischen europäischen Unternehmen vorgibt. Am 1. Januar 2025 tritt die erste Stufe der E-Rechnungspflicht in Kraft. Diese schreibt fest, dass Rechnungen zwischen innerdeutschen Unternehmen (B2B) künftig ausschließlich in Form von E-Rechnungen zulässig sind.

Der Jahresumsatz meines Unternehmens liegt bei rund 250 000 Euro pro Jahr. Muss ich als ­kleines Unternehmen (KMU) trotzdem zum
1. Januar 2025 das Rechnungswesen umgestellt haben, oder gibt es Ausnahmen?

Ausnahmen gibt es tatsächlich. Kleine Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800 000 Euro pro Jahr haben noch bis zum 1.1.2028 Zeit, ihre Leistungen in Form einer E-Rechnung zu berechnen und zu ­versenden. Alle anderen Unternehmen müssen spätestens ab dem 1. Januar 2027 der E-Rechnungspflicht genügen und die Rechnungen entsprechend verfassen. Aber:
Die Pflicht, E-Rechnungen zu empfangen und ­weiterverarbeiten zu können, gilt für alle Firmen – gleich welcher Größe – ab dem 1. Januar 2025.

Welche Ausnahmen gibt es sonst noch?

Die E-Rechnungspflicht betrifft ausschließlich Rechnungen zwischen Firmen. Privatkunden sind von dieser Regelung ausgenommen. Nicht betroffen sind zudem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrscheine sowie Rechnungen über steuerfreie Leistungen
(wie Gesundheits- und Sozialleistungen). Keine Ausnahme gibt es für Kleingewerbetreibende, selbst wenn sie keine Umsatzsteuer berechnen und keine Vorsteuer abziehen. Auch sie müssen künftig E-Rechnungen erstellen und empfangen können.

Die Einführung ­digitaler Rechnungen bietet die Chance, dass Handwerker ihre Firmen zukunftsfähig aufstellen   
Foto: Gert Altmann / Pixabay

Am einfachsten funktioniert es über eine geeignete ­Software, wie etwa die Lösungen von Lexware. Für die meisten gängigen Buchhaltungs- und Rechnungs­erstellungs-Lösungen wird es rechtzeitig – spätestens zum Jahresende – entsprechende Updates geben, damit diese künftig auch mit den für E-Rechnungen erforderlichen XML-Formaten umgehen können. Alternativ gibt es einige kostenlose Tools im Internet, mit denen sich gültige E-Rechnungen erstellen lassen sowie spezielle E-Rechnungs-Viewer, die XML-Rechnungen lesbar ­darstellen. Ferner hat auch das Bundesministerium für Finanzen angekündigt, für Unternehmen eine kostenlose Lösung zum Visualisieren und Erstellen von ­E-Rechnungen bereit zu stellen. Keine Vorschriften oder Änderungen gibt es beim Übertragungsweg:
E-Rechnungen dürfen  per E-Mail verschickt werden.

Wie sieht es bei Rechnungen von öffentlichen Auftraggebern und Verwaltungen aus? Gelten hier die gleichen Vorschriften?

Ja, hier gelten die Vorgaben für E-Rechnungen bereits seit November 2020. Jedes Unternehmen, das Rechnungen an öffentliche Verwaltungen stellt, muss die Standards XRechnung oder ZUGFeRD einhalten.

Was ist der Hintergrund für die E-Rechnung?

Hintergrund für die Einführung der E-Rechnung ist das Wachstumschancengesetz, das die Digitalisierung in Deutschland voranbringen und die Wettbewerbsfähigkeit stärken soll. In diesem Kontext unterstützt der Gesetzgeber Unternehmen bei der digitalen Transformation und vereinfacht digitale Technologien wie das E-Invoicing. Zudem soll die Umstellung auf das ­E-Rechnungssystem den grenzüberschreitenden Umsatzsteuerbetrug vermeiden. Dieser ist ohne digitale Prozesse nur schwer aufzudecken.

Die E-Rechnungen basieren auf dem Datenaustausch-Standard XRechnung, der ausschließlich strukturierte, maschinenlesbare Daten enthält und entwickelt wurde, um die Zusammenarbeit und den Datenaustausch ­zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen zu verbessern. Um den Austausch zwischen Unternehmen in Europa zu erleichtern, definiert die EU-Norm für die Darstellung von E-Rechnungen einheitliche Standards. Rechnungssysteme sowie Rechnungsprozesse verschiedener Organisationen und Unternehmen sollen in der Lage sein, einheitlich und effizient miteinander zu arbeiten beziehungsweise Daten auszutauschen.

Zettelwirtschaft adé: Mit der Umstellung auf E-Rechnung soll es strukturierte und maschinenlesbare ­Datenformate geben
Foto: Mikhail Nilov / Pexels

Die Vorteile, Digitalisierungsmaßnahmen jetzt umzusetzen, sind auch für kleinere Unternehmen vielfältig. Um nur einige zur nennen, die sich bereits durch die Umstellung auf die E-Rechnung ergeben:

Viele Arbeitsprozesse lassen sich mit Hilfe einer entsprechenden Softwarelösung verschlanken sowie verein­fachen, und gleichzeitig wird die ordnungsmäßige, GoBD-­konforme Archivierung der Rechnungen sichergestellt:

Bezahlprozesse funktionieren dank rascherer und ­automatisierter Durchlaufzeiten schneller.

Die Fehleranfälligkeit beim Erstellen der Rechnungen sinkt. Zudem lassen sich vom Geschäftspartner geforderte Rechnungsstandards und Compliance-Anforderungen in E-Rechnungen besser umsetzen.

Kostenersparnis: Es fallen weder Papierkosten noch Porto an.

Platzersparnis: Auch digitale Rechnungen müssen ­gesetzeskonform archiviert werden. Allerdings nehmen sie – anders als Papierrechnungen – keinen Platz weg und sind schnell wieder auffindbar.

Sicherheit: Die sensiblen Rechnungsdaten lassen sich bei E-Rechnungen verschlüsseln sowie signieren und bieten somit erhöhte Sicherheit gegenüber herkömm­lichen Rechnungen.

Bessere Entscheidungsbasis: Finanzdaten sind für den Unternehmer jederzeit und überall abrufbar und ­erleichtern unternehmerische Entscheidungen.

Diana Bonarius ist Director Channel Sales bei Lexware in ­Freiburg im Breisgau.