Zeit sparen bei der Steuererklärung

Eine lästige und vor allem zeitraubende Pflicht, gerade für kleinere Handwerksunternehmen, ist die Steuererklärung. Sie kostet nicht nur viel Zeit, sondern auch Nerven. Wo ist nur die Tankquittung von letzter Woche? Und der Bewirtungsbeleg, den der nette Kellner im thailändischen Restaurant um die Ecke ausgestellt hat? Und da war doch auch noch die Zugfahrkarte zum letzten Messebesuch. Eine digitale Ablage kann hier ein echter Segen sein. Beim Blick in den Kalender erlischt jede Motivation für den Tag: Heute ist schon wieder der letzte Termin, um die angemahnte Steuererklärung noch innerhalb der gesetzten Frist abzuliefern. Eigentlich ist dafür überhaupt keine Zeit, denn die neue Baustelle duldet keinen Aufschub. Der Bauherr hätte sicher wenig Verständnis dafür, wenn sich die Arbeiten wegen der Steuererklärung verzögern.

Auch der gute Vorsatz, nächstes Mal früher mit der Steuervorbereitung anzufangen, löst das Problem nicht wirklich. Denn erstens werden solche Vorsätze gerne vergessen, und zweitens hat man im nächsten Jahr wahrscheinlich auch nicht mehr Zeit für diese Arbeit zur Verfügung. Eine Möglichkeit, sich die Arbeit zu erleichtern, sind Helfer wie Dokumentenscanner. Mit ihnen kommt ein ganzes Stück mehr Ordnung ins Büro –, und alle Unterlagen für die Steuererklärung stehen mit wenigen Klicks online parat. Dabei spielt die Größe der Dokumente keine Rolle. Alle Formate von der Visitenkarte bis zu A3-Seiten werden mit nur einem Knopfdruck in Sekundenschnelle digitalisiert.

Digitales Archiv

So werden nicht nur für das Finanzamt Belege und andere Unterlagen, die nur in Papierform vorhanden sind, zum elektronischen Versand vorbereitet, Papierberge können nicht dauerhaft ein elektronisches Archiv ersetzen. Denn die elektronische Übermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldung, der Umsatzsteuererklärung oder der Gewerbesteuererklärung an das Finanzamt ist bei Unternehmen schon lange gang und gäbe und seit 2011 auch für Selbstständige zur Pflicht geworden. Belege und Rechnungen können sie zwar in Papierform archivieren. Allerdings besteht eine gesetzliche Verpflichtung, auch die digitalen Originaldateien aufzubewahren. Denn das Finanzamt ist berechtigt, auch eine elektronische Betriebsprüfung durchzuführen. Hierzu müssen alle Belege digital vorliegen, wenn sie ursprünglich in dieser Form eingegangen sind. Auch aus diesem Grund macht es Sinn, alle Quittungen in einer gut organisierten digitalen Ablage zusammenzuführen – und Papierunterlagen gleich nach Erhalt in den Scanner zu stecken.

Zeit ist Geld

Dass eine digitale Ablage bares Geld spart, belegt der gemeinnützige Verband AIIM in seinem White Paper von 2012 mit dem Titel „So sparen kleine Unternehmen ein kleines Vermögen“. Danach kostet die Ablage eines Papierdokuments im Durchschnitt 16 Euro. Landen die Unterlagen, was gerne passieren kann, nicht auf Anhieb im richtigen Ordner, wird es erst richtig teuer. AIIM weist in seiner Untersuchung die Kosten für die Suche nach einem falsch abgelegten Papierdokument im Mittel mit 98 Euro aus.

Autorin

Sabine Holocher ist PR Managerin für den EMEA-Raum bei PFU Imaging Solutions.