4PS zeigt Schritte zur Digitalisierung im Handwerk

Die Zusammenarbeit in Handwerksbetrieben ist ein komplexer Prozess. Von verschiedenen (Bau)Stellen, Mitarbeiter und Partner ist einiges an Informationen zu orchestrieren. Eine gute interne und externe Kommunikation bringt im Handwerk Chancen mit sich, eine effiziente Organisation ebenso. Beides zusammen kann den Unterschied im Wettbewerb ausmachen, beispielsweise bei der Mitarbeiterzufriedenheit oder Gewinnung. „Von der Erfassung, Bearbeitung und Weiterleitung von Serviceaufträgen an die Monteure, bis hin zur Stundenerfassung, Ressourcenplanung der Mitarbeiter und Werkzeuge, wie auch der Rechnungsstellung und Überwachung – mit der ERP-Software von 4PS, die mit und für die Handwerker entwickelt wurde, schaffen Unternehmen eine neue Arbeitsqualität“, heißt es von der 4PS Bausoftware GmbH mit Sitz in Ulm.  

Transparenz und Effizient mit digitaler Unterstützung

Wer eine gute Kommunikation und effiziente Organisation innerhalb und außerhalb des Betriebes führen möchte, kommt um die Digitalisierung nicht herum. Für eine gute Zusammenarbeit im Handwerk ist es besonders wichtig, Echtzeit-Informationen mit allen Beteiligten von jeder (Bau)Stelle austauschen zu können. Nur eine ERP-Software aus der Cloud inklusiver zugehöriger Portale und mobilen Apps bietet, ohne administrative und technologische Hürden, durchgehende, digitale Geschäftsprozesse und zudem zahlreiche Integrationsmöglichkeiten. „Mit der ERP-Lösung 4PS Construct können Handwerksunternehmen Ihre Service- und Wartungsprozesse durchgehend digitalisieren. Damit können Handwerksbetriebe Ihrem Anspruch an Qualität, Kundenzufriedenheit, Mitarbeiterzufriedenheit und Effizienz einfach nachkommen“, so Oliver Couvigny, Managing Partner der 4PS Bausoftware GmbH.

Wer eine gute Kommunikation und effiziente Organisation innerhalb und außerhalb des Betriebes führen möchte, kommt um die Digitalisierung nicht herum
Foto: 4PS

Schritt 1: Service- und Wartungsprozesse effizient organisieren

Bei der Digitalisierung der Handwerksunternehmen sollten Betriebe mit der Organisation der Service- und Wartungsaufträge starten. Zuallererst sind die Aufträge strukturiert über eine zentrale Online-Kommunikationsplattform, wie 4PS Control (www.4psgroup.com/de/4ps-control) für die weitere Bearbeitung zu bündeln. Die in der ERP-Lösung 4PS Construct integrierte Kommunikationsplattform sorgt für eine effiziente Zusammenarbeit entlang der gesamten Wertschöpfungskette (www.4psgroup.com/de/unsere-erp-software-fuer-den-bau/). Die Verwaltung der Aufträge und Informationsflüsse werden um das Maximum vereinfacht, gleich ob es um eine Adhoc-Anfrage oder gar Notfall eines Kunden geht oder einen regelmäßigen, planbaren Wartungstermin.

Schritt 2: Optimale Arbeitsvorbereitung mit richtiger Planung und Organisation

Monteure sollten für den Auftrag vorbereitet werden, damit die Arbeit vor Ort beim Kunden erfolgreich durchgeführt werden kann. Dieser Schritt ist für die Zufriedenheit des Kunden besonders wichtig. 4PS bietet mehrere Lösungen, die dabei helfen. So hilft die Kalkulation in 4PS Construct bei der Einschätzung Ihrer Kosten, bei der Kalkulation Ihrer Angebote und bei der Überwachung Ihrer Ausgaben. Schließlich können benötigte Materialien für den Auftrag automatisiert auf Ihrem bevorzugten Webshop bestellt werden. Sie arbeiten immer mit aktuellen Preisen, gewinnen Zeit und mehr Effizienz.  „Werden Ihre Service- und Wartungstermine nicht gut geplant, kann es schnell zu Chaos im Handwerksbetrieb führen. Für eine richtige Planung und flüssige Organisation, ist die benutzerfreundliche grafische Ressourcenplanung unerlässlich“, so das Unternehmen.

Durch den Einsatz dieses Planungstools können Echtzeitdaten eingesehen werden und Betriebe haben einen Überblick über die Aufträge, das verfügbare Personal, Geräte, auch Nachunternehmer, so dass sie Probleme rechtzeitig erkennen und bei Bedarf Anpassungen vornehmen können. Alle relevanten Informationen seien mit wenigen Klicks verfügbar und Mitarbeiter würden per App auf aktuellem Stand gehalten.

Schritt 3: Auftragsabwicklung und ordentliche Dokumentation der Auftragsabwicklung

Wenn die Vorbereitungen abgeschlossen sind, können Betriebe den Auftrag vor Ort erfolgreich erledigen. „Mit 4PS können Sie dem Monteur alle für den Auftrag erforderlichen Informationen zur Verfügung stellen. Meist über die App, in der ein Mitarbeiter sofort einen Arbeitsauftrag mit Informationen über die Störung, den Standort, Kontaktdaten, Arbeitsunterlagen und die Historie einsehen kann.“

Müssen Rückfragen beim Kunden notiert werden, stellt 4PS auch dafür eine App zur Verfügung
Foto: 4PS

Müssen Zwischenschritte oder Rückfragen beim Kunden notiert werden? Die App diene auch dazu Informationen oder Kundenwünsche unterwegs direkt zusammenzufassen. Dadurch gewinnen Handwerksunternehmen wertvolle Zeit für die wichtigen Dinge, statt abends alle händischen Notizen auf Zetteln am Computer in ein Dokument zu übertragen. Müssen sie Checklisten abarbeiten oder Prüfungsergebnisse dokumentieren? Auch dies könne per App von 4PS erfolgen.

Schritt 4: Gesetzlich korrekte Rechnungsstellung

Nach einer erfolgreichen Durchführung der Aufträge, ist es an der Zeit, belohnt zu werden. Die Rechnungsstellung erfolgt in 4PS Construct weitgehend automatisiert auf Basis der elektronischen Rückmeldungen der Monteure bis hin zur gesetzlich korrekten E-Rechnung oder XML-Datei, die an die Kunden geht. Ebenso bietet 4PS Construct leistungsstarke Lösungen für das Finanzmanagement. „Verarbeiten Sie per Knopfdruck Bankauszüge, organisieren und vereinfachen Sie ganzheitlich Ihre Zahlungsprozesse“, sagt das Softwareunternehmen.

Schritt 5: Überwachung und Analyse der Daten

Mit der Erledigung der Aufträge ist es jedoch nicht getan. Die Überwachung und Analyse der Daten sei entscheidend für den weiteren Arbeitsprozess und zur Optimierung der Service- und Wartungsprozesse. Durch die Verknüpfung mit Microsoft Power BI können alle Daten in benutzerfreundliche Power BI-Dashboards zusammengefasst werden. Sie erhalten in wenigen Augenblicken einen 360° Überblick über die Aufträge mit den wichtigsten Statistiken an einem Ort.

Eine ERP-Lösung aus der Cloud bietet Vorteile

Dank der Cloud-Technologie sind alle Daten immer aktuell, ob unterwegs mit einem Smartphone oder im Büro am Computer. Darüber hinaus bietet 4PS auch die Möglichkeit, die Software mit externen Systemen und Partnern zu verknüpfen. Dadurch wird der gesamte Kommunikations- und Informationsfluss klar, transparent und jederzeit überschaubar. (bhw/ela)