Handwerkersoftware als Cloudlösung

Handwerksbetriebe in Deutschland haben volle Auftragsbücher, erzielen Rekordergebnisse und das Geschäft wächst. Trotzdem sollte man das Thema Digitalisierung nicht auf die lange Bank schieben. Gerade in guten Zeiten macht es Sinn, sich langfristig auszurichten. Handwerkerportale, Internetgiganten wie Google oder Amazon machen sich langsam breit im Bereich Dienstleistungen. Es ist nur noch eine Frage der Zeit, bis das Internet einen Großteil der Aufträge einspielt, und es besteht die Gefahr, dass alt eingesessene Handwerkbetriebe zu Subunternehmern von Internetfirmen werden.

Überblick verloren

Die Vallovapor GmbH aus Berlin betreut seit 2009 deutschlandweit etwa 600 000 Wohneinheiten für Verwalter und Eigentümer. Zum Kerngeschäft gehört deutschlandweit die Schimmelbeseitigung mit einem innovativen Verfahren zur Instandhaltung von Mieterwohnungen. Mitarbeiter im Einsatz sind ausgerüstet mit Handys oder Tablets und einer openHandwerk-App. Die Mitarbeiter sind deutschlandweit in ihren Regionen im Einsatz. Gesteuert wird der operative Ablauf und die Einsätze aus der Niederlassung in Alfhausen. Arbeitsscheine oder Begehungsprotokolle holt im Büro niemand mehr ab. Per App oder E-Mail erhalten die Mitarbeiter ihre Aufträge auf ihr Endgerät und bestätigen sie. Über die oH-App werden dann sowohl die Begehungsprotokolle und Mieterinstruktionen als auch vorher/nachher Fotos oder Videos in die Cloud in den entsprechenden angelegten Auftrag beziehungsweise den dazugehörigen Dokumentenordner geladen, aus denen sofort Rechnungen erstellt werden können. Wenn der Mitarbeiter seinen Auftrag abschließt und die Wohnung oder Baustelle verlässt, sind bereits alle relevanten Daten in der Cloudlösung. Darüber hinaus hat der Mitarbeiter alle seine Termine für die Woche oder den Monat im Überblick und kann über die App auch seine Arbeitszeiten erfassen, runtergebrochen auf Fahrtzeiten, Arbeitszeiten, Pausen, Krankheits- und Urlaubszeiten.

Das war nicht immer so. „Bis 2015 wurden die Dokumente vom Mitarbeiter postalisch ins Büro gesendet. Fotos per E-Mail kommuniziert und in Ordnern abgelegt. Aufträge und der Auftragsstatus wurden in Excel-Listen dokumentiert oder im Papierformat bis man den Überblick verloren hatte“, erinnert sich Arkadij Treichler, Betriebsleiter der Vallovapor GmbH.

Alles in einer App

Eine Lösung musste her, die den Handwerksbetrieb operativ unterstützt, Arbeitsprozesse vereinfacht und ihn auf das wachsende Geschäft vorbereitet. In Zusammenarbeit mit openHandwerk wurde eine kostengünstige und intuitive Lösung für die Digitalisierung gefunden, die nahezu alle Prozesse im Büro abbildet.

Aufträge die per Telefon, Fax, E-Mail oder Handwerkeranbindungen bei der Vallovapor eingehen, werden im Büro in der Software erfasst. Auftraggeber erhalten sofort eine Auftragsbestätigung. Im Dokumentenmanagementsystem werden vorgegebene Ordner befüllt mit Auftragsbestätigungen, Angeboten, Lieferscheinen und  Materialrechnungen. Jeder Auftrag ist somit komplett auch nach Jahren nachzuvollziehen und dadurch GobD-konform.

Über Statusanzeigen können die Mitarbeiter ihre Aufträge nach Dringlichkeit und Stand unterteilen. Subunternehmer anderer Gewerke bindet die Vallovapor bei größeren Maßnahmen in die Lösung mit ein. Diese liefern dann ebenfalls alle Daten und bekommen Auftragsinformationen per Mail oder App. Stand heute arbeitet Vallovapor besonders in Baden-Würtemberg und Bayern mit 25 Partnerbetrieben zusammen, die ebenfalls aus der Software mit Informationen versorgt werden und die Dokumente in die Cloud einstellen.

Digitale Auftragshistorie bringt Mitarbeiter auf den gleichen Stand

Eine Auftragshistorie gibt genauen Überblick wann Aufträge angelegt, terminiert oder erledigt wurden, wann Informationen oder E-Mails an den Auftraggeber gingen, wann Briefe an Mieter automatisch versendet wurden, wann Termine abgestimmt oder Mieter oder Auftraggeber nicht telefonisch erreicht werden. Jeder Mitarbeiter bei der Vallovapor ist somit in der Lage, den aktuellen Status und was bisher geschah in der Software nachzuvollziehen. Egal ob krank oder im Urlaub, jeder im Büro hat auf einen Blick den Überblick über den Auftrag oder das Angebot. Bei Beschwerden von Kunden kann per Knopfdruck ein Screenshot versendet werden, der dem Auftraggeber die Auftragshistorie anzeigt.

Rechnungsstellung und digitales Archiv

Die Rechnungsstellung erfolgt bei der Vallovapor GmbH direkt über die Cloudsoftware openHandwerk aus den bestehenden Aufträgen. Dadurch sind alle Angebots- und Rechnungsdaten mit den operativen Auftragsdaten und -unterlagen verknüpft. „Zu Beginn haben wir openHandwerk lediglich für die Dokumente zum Auftrag genutzt und zur Kommunikation mit den Kunden. Für die Rechnungsstellung  nutzen wir ursprünglich unsere alte Branchensoftware. Wir waren hier jedoch von Nutzerzugängen begrenzt. Ein Arbeiten an mehreren Standorten war fast unmöglich. Heute erstellen wir auch unsere Angebote und Rechnungen aus openHandwerk in der Cloud. Wir sind dadurch deutlich schneller und haben eine Lösung aus einer Hand. Bei der Vallovapor allein in Deutschland wickeln wir mit zwei Büromitarbeitern im Jahr über 1200 Instandhaltungsaufträge ab, von der Angebotserstellung, Terminierung und Abwicklung sowie Dokumentation bis hin zur Rechnungsstellung. Durch funktionierende digitale Archivfunktionen und durch die bestehenden Prozesse sparen wir jährlich rund 30 000 Euro an Personalkosten ein und erhöhen unsere Qualität in der Abwicklung“, berichtet Inge Sowiak, Assistentin der Geschäftsführung.

Cockpitlösung aus der Cloud

openHandwerk funktioniert dabei wie ein Frontend oder Cockpit, dass den ganzen Tag im Einsatz ist. Bereits vor Arbeitsbeginn sehen die Mitarbeiter im Büro, ob die Kollegen in der Instandhaltung pünktlich kommen oder sich verspäten. Mit Informationen wie diesen lässt sich die Kommunikation mit Kunden und die Kundenzufriedenheit deutlich erhöhen. Kleine Betriebe haben hierfür nicht die notwendigen Ressourcen, große Betriebe verhalten sich hier eher arrogant und setzen die Kommunikation nicht um. openHandwerk unterstützt hier die Vallovapor im Hintergrund, sei es mit Auftragsbestätigungen, Terminbestätigungen, Erledigungsvermerken oder automatisch generierten Kundenanschreiben. Der Mitarbeiter im Büro wird entlastet, und es entsteht mehr Zeit für das Wesentliche.

Arbeitszeiterfassung per App

Früher wurden Arbeitsscheine und Stundenkonten bei der Vallovapor auf Papier erstellt. Mitarbeiter lieferten diese Dokumente unvollständig oder zu spät. Über die Lösung in der Cloud können Arbeitszeiten schnell und einfach per App oder Internet ausgefüllt und gesendet werden. Die Vorbereitung der Lohnabrechnung dauert nur noch Minuten. Darüber hinaus werden Nachrichten versendet, wenn Unterlagen fehlen und die Vallovapor erhält deutlich mehr Informationen, da die Zeiten mit den Aufträgen an einem Ort hinterlegt sind.

Digitale Auftragsmappe

Über die digitale Auftragsmappe werden alle Aufträge bei der Vallovapor erfasst mit dazugehörigen Dokumenten. Hier gilt ein ähnliches Verfahren wie bei den Aufträgen. Nach Begehungen zur Angebotserstellung sind die Aufmaße im Handumdrehen in der Cloud, bereit zur Angebotserstellung. Angebote können hier hinterlegt werden oder durch openHandwerk erzeugt werden. Auf Wunsch erhalten die Auftraggeber alle sieben Tage eine Erinnerung über das Angebot. Manchmal erhält die Vallovapor nach Monaten Aufträge. Recherchen haben ergeben, dass die Angebote nach Monaten angenommen wurden durch die bestehenden Auftragserinnerungen.

Aktueller Stand und BIM

Stand heute ist die Handwerkersoftware openHandwerk in der Lage, E-Formulare und E-Signaturen abzubilden. Jedes individuelle Formular kann für Unternehmen über die App abgebildet werden. Darüber hinaus verfügt das Angebots- und Rechnungswesen über eine Positionsgliederung, Teil- und Abschlagrechnungen und über eine GAEB-Funktion sowie über IDS-Connect und Datanorm für die Beschaffung über den Großhändler oder Hersteller. Projektpläne können abgebildet und Subunternehmer eingebunden werden.

openHandwerk ist dabei, sich über Schnittstellen zur „MultiCloud“ weiterzuentwickeln. BIM gehört natürlich dazu. In einer der nächsten Versionen werden auch BIM-Produktdaten weiterverarbeitet, um sich frühzeitig auf  BIM einzustellen und mit anderen Lösungen zu verknüpfen. openHandwerk will Handwerksbetrieben, Bauunternehmen und Planern lückenlose Prozesse liefern, um sich effizienter aufzustellen.

Martin Urbanek ist Geschäftsführer der openHandwerk GmbH in Berlin.