Handwerkersoftware hält Betrieben den Rücken frei
19.09.2023Ein Bau- und ein Reinigungsunternehmen aus Dresden nutzen eine cloudbasierte Handwerkersoftware für ihr Tagesgeschäft. Die Mitarbeiter können mobil von unterwegs aus zugreifen und die Zeiterfassung erfolgt digital. So kann wertvolle Arbeitszeit gespart werden, da lästige manuelle Tätigkeiten wegfallen. Mit der Software hat die Geschäftsführung die Digitalisierung ihrer Betriebe weiter verbessern können.
Damit sich Handwerkerinnen und Handwerker auf ihre Aufgaben konzentrieren, soll sich die Buchhaltung vereinfachen.
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Die MMCompact GmbH ist ein Bauunternehmen mit Fokus auf Entkernung und Innenausbau, die unter anderem die Verlegung von Fußboden, Malerarbeiten und Trockenbau anbietet. Die MMCompact Reinigung GmbH ist ein Reinigungs- und Hausmeisterdienst, der Unterhalts-, Glas- und Spezialreinigungen genauso wie Entrümpelungen durchführt. Erstere wurde im Februar 2020 gegründet, letztere folgte im April 2021. Beide Firmen sitzen in Dresden und haben rund 25 Mitarbeiter. Mirco Röhle und Christian Kochale sind Geschäftsführer und Inhaber.
Im Mai 2022 implementierte die MMCompact GmbH die Handwerkersoftware „Das Programm“. Wenige Monate später wurde sie auch für die MMCompact Reinigung GmbH ausgerollt. Zunächst wurde die Software für die Zeiterfassung eingesetzt, nach und nach kamen weitere Funktionen wie die Auftragsabwicklung hinzu. Die Mitarbeiter sollten nichts mehr ausdrucken müssen und über die Software stets über ihre Aufgaben informiert sein. Dafür wurden Diensttelefone für beide Betriebe angeschafft, um die Software über die App mobil nutzen zu können.
Geschäftsführung wollte intelligenter arbeiten
„Das Programm“ löste eine andere Software ab: Zuvor wurden in beiden Betrieben Angebote und Rechnungen mit einer klassischen Rechnungssoftware geschrieben, mit der allerdings keine Zeiterfassung möglich war. Die Mitarbeiter konnten darüber auch keine Aufträge einsehen. Aufgaben wurden über PDF-Dateien zugewiesen und Informationen damit digital übermittelt. Die Arbeitszeiten wurden in Excel-Dokumenten erfasst und in ein PDF übertragen. Die Abwicklung über verschiedene Softwarelösungen war umständlich und zeitaufwändig. Das Ziel der Geschäftsführung war es, digitaler und intelligenter arbeiten zu können, um Zeit zu gewinnen und die Effizienz zu steigern. Die Geschäftsführer wollten die gesamten Arbeitsprozesse vom Angebot bis zur digitalen Zeiterfassung in einem Programm abbilden und darin mit wenigen Klicks effizient arbeiten können. Wichtig war ihnen auch ein Dashboard als tagesaktuelle, betriebswirtschaftliche Übersicht. In „Das Programm“ fanden sie eine Software, die bis auf Kleinigkeiten alles abdeckt.
Implementierung und Funktionen
Keine Zettelwirtschaft mehr: Handwerksbetriebe werden durch die passende Software entlastet.
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Die Einführung in „Das Programm“ erfolgte in drei Skype-Schulungen. „Das war ein guter Einstieg, den Rest konnten wir uns selbst aneignen“, so Röhle. Zweimal hat er den Support bisher in Anspruch genommen und ist zufrieden. Über 20 Mitarbeiter nutzen „Das Programm“ heute in beiden Betrieben sowohl im Außen- als auch im Innendienst. Insgesamt sind die Geschäftsführer mit der Software sehr zufrieden.
Es wird die gesamte Prozesskette vom Angebot, über Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie Zeiterfassung abgebildet. Aus einem Angebot kann leicht ein Auftrag generiert werden. Daraus entsteht wiederum die Einsatzplanung mit den Terminen, die den Mitarbeitern zugeordnet werden. Mehr organisatorische Arbeiten fallen bei der Verwaltung nicht mehr an. Die Mitarbeiter profitieren von Transparenz und verbesserter Übersicht. Für die Lohnbuchhaltung müssen die Zeiten kontrolliert werden und mit einem Klick wird ein PDF erstellt. Damit ist die Bearbeitung im Programm abgeschlossen.
Mehr Zeit für wichtige Aufgaben
Die Schnittstelle erlaubt es, die Leistungsbeschreibungen direkt herunterzuladen, was die Angebotserstellung beschleunigt. „Das Programm“ hat mehr Zeit für weitere wichtige Aufgaben geschaffen. Früher beschäftigte allein die Zeiterfassung einen Mitarbeiter 1,5 bis zwei Arbeitstage im Monat. Die Zeiten werden nun direkt auf die Projekte gebucht. Im Endergebnis können beide Betriebe mehr Aufträge in der gewonnenen Zeit abwickeln.
Eine Schnittstelle direkt zur Banking-App wäre wünschenswert, um das Mahnverfahren zu digitalisieren und Rechnungseingänge leichter zu prüfen. Das geht aktuell nur über eine Buchhaltungssoftware. Gerade bei der MMCompact Reinigung GmbH fallen viele Einzelrechnungen an, weshalb eine solche Schnittstelle einen großen Mehrwert bringen würde.
Fazit
Die Handwerkersoftware ersetzt in beiden Betrieben andere Lösungen und ermöglicht es, nahezu alle Abläufe abzubilden. Das verbessert die Übersicht, reduziert die Nachfragen und macht ein komfortableres Arbeiten möglich. Aufwändige Verwaltungstätigkeiten fallen weg und schaffen so mehr Zeit, sich den Kunden und Aufträgen zu widmen sowie mehr Umsatz zu generieren.
Autorin
Nadja Müller ist freie Journalistin.
