„Das Programm“ – Bedienerfreundliche Cloudsoftware für Handwerker

Benötigen Sie eine Bedienungsanleitung, um bei Google nach einem Begriff zu suchen, bei Amazon eine Bestellung aufzugeben oder sich von Ihrem Handy an einen Termin erinnern zu lassen? Nein? Das liegt sehr wahrscheinlich daran, dass diese Softwarelösungen vom Nutzer her gedacht und programmiert worden sind. Und auch wenn der tiefere Sinn der intuitiven Bedienbarkeit nicht darin liegt, dem Anwender etwas Gutes zu tun, sondern vielmehr ihn dazu zu verleiten, mehr zu konsumieren, seine Markenbindung zu stärken oder ihm möglichst viel Werbung anzeigen zu können, ist die Grundidee richtig. „Viele Produkte, die aktuell als Handwerkersoftware angeboten werden, haben die Bedienerfreundlichkeit einer Software aus den 90ern“, meint Raban Luhmer. Zusammen mit seinem Partner Gregor Müller hat er „Das Programm“ entwickelt, eine Software für Handwerker, die konsequent an den speziellen Bedürfnissen der Zielgruppe ausgerichtet ist.

Betrieb mit dem Handy steuern

Dazu haben sie sich nicht allein auf ihren eigenen Sachverstand verlassen, sondern bei der Entwicklung der Anwendung befreundete Handwerker mit einbezogen. Diplom-Kaufmann Raban Luhmer weiß allerdings auch aus eigener Erfahrung, wie die Abläufe auf einer Baustelle funktionieren, denn vor seinem BWL-Studium hat er in jungen Jahren eine Ausbildung zum Maler absolviert. „Der Vater eines Schulfreundes hatte einen Malerbetrieb, in dem ich mir in den Ferien Geld verdient habe. Nach der Schule habe ich dem Betrieb dann eine Ausbildung absolviert.“ Auch während des Studiums hatte Luhmer indirekt mit der Zielgruppe zu tun, als er ein Praktikum beim Baustoffhersteller Sto absolvierte. Seine Fähigkeit, Softwareprojekte zu steuern, hat er dann bei E.ON entwickelt, wo er seit 12 Jahren IT Projekte leitet.

Die Initialzündung für das Startup „Das Programm“ kam vom Gregor Müller, mit dem Raban Luhmer während des Studiums in einer WG zusammengelebt hat und zu dem der Kontakt auch später nie abgerissen ist. Der studierte Wirtschaftsinformatiker hatte nach dem Studium zunächst als Entwickler bei SAP gearbeitet und sich später selbständig gemacht, um maßgeschneiderte Softwarelösungen für Kunden zu entwickeln. „Beim Sport hat Gregor einen Maler kennengelernt, der war auf der Suche nach einer Handwerkersoftware, mit der er seinen Betrieb im Prinzip mit dem Handy steuern konnte. Die gab es so noch nicht“, beschreibt Raban Luhmer den Schlüsselmoment. Bei einem Gespräch mit Luhmer entstand dann die Idee, genau so eine maßgeschneiderte Software für Handwerker zu entwickeln und zu vermarkten.

Cloudsoftware statt lokaler Installationen

„Die meisten verfügbaren Produkte werden immer noch lokal installiert und müssen regelmäßig upgedatet werden. Außerdem sind es häufig Insellösungen, die nicht mit mobilen Aufmaßsystemen, mobiler Zeiterfassung oder einer automatischen Datensicherung ausgestattet sind,“ zählt Luhmer einige Nachteile auf. Eine zeitgemäße Handwerkersoftware müsse dagegen auf jedem Endgerät laufen, und Daten sollten ohne Schnittstellenverluste nur ein einziges Mal eingegeben werden. Viel zu viel Zeit und Energie gehe dabei verloren, Arbeitszeiten, Aufmaße, Fotodokumente, den Arbeitsfortschritt, Materialmengen oder nachträgliche Kundenwünsche aus Papierformularen, E-Mails, WhatsApp-Nachrichten oder anderen Notizen in einer lokalen Software zusammenzuführen.

Die Vorteile einer Browser- beziehungsweise App-basierten Cloudsoftware wurden beispielsweise in diesem Jahr deutlich, als die Mehrwertsteuersätze zur Entlastung der Wirtschaft vorübergehend gesenkt wurden. „Unsere Nutzer hatten in diesem Fall keinen Administrationsaufwand, weil wir zentral die entsprechenden Veränderungen der Mehrwertsteuersätze anpassen. So kann sich der Handwerker auf seine eigentliche Arbeit konzentrieren!“

Zusammen mit Handwerkern entwickelt

Mehrere Monate Arbeit wurden in die Entwicklung von „Das Programm“ gesteckt. Zunächst programmierte Gregor Müller das Grundgerüst der Software, die dann in einem zweiten Schritt von Handwerkern getestet und gemeinsam mit ihnen zur Serienreife entwickelt wurde. „Unser Ansatz war, dass nicht der Handwerker lernen muss, wie man die Software benutzt, sondern dass alle Funktionalitäten so angelegt sind, wie man sie als Nutzer erwartet und wie es für die realen Betriebsabläufe am sinnvollsten und praktischsten ist“, erklärt Raban Luhmer. Sollte doch mal eine Frage auftauchen, helfen die zahlreichen Videoanleitungen.

Die sind besonders hilfreich bei der ersten Einrichtung der Software, bei der man Firmendaten, Kontoverbindungen, Kalkulationssätze, Mitarbeiterkonten und andere ständig benötigten Daten anlegt. Besonders nützlich sind dabei auch Importfunktionen für Datanorm, GAEB-Dateien und zu ausschreiben.de, so dass man sich sehr schnell die entsprechenden Produktbeschreibungen und Leistungstexte herunterladen kann, die man für Angebote und Rechnungen benötigt.

Sind diese Grundlagen einmal eingepflegt, ist die weitere Arbeit mit der Handwerkersoftware kinderleicht. So kann man beispielsweise auf der Baustelle mit einem mobilen Endgerät Aufmaße erfassen, Arbeitsstunden buchen oder Dokumentationsfotos schießen, die direkt dem entsprechenden Angebot oder Auftrag zugeordnet werden. Mit diesen Daten kann man dann im Büro am PC nahtlos weiterarbeiten oder sogar direkt auf der Baustelle Rechnungen auslösen oder Abnahmeprotokolle rechtssicher erstellen. Einen „Speichern“ Button sucht man übrigens beim alltäglichen Umgang mit dem Programm vergeblich, denn alle Änderungen werden in Echtzeit in der Cloud gespeichert und sind damit auch beim Verlust oder Defekt des Eingabegerätes verfügbar. Eine Ausnahme bilden Abläufe wie die Rechnungserstellung, bei der nicht mehr veränderbare, den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (DoB) entsprechende Dokumente erzeugt werden. Eine Entwurfsfunktion macht es gleichwohl möglich, eine Rechnung zuvor zur Abstimmung zum Kunden zu schicken.

Kriterien um eine gute Handwerkersoftware zu erkennen

„Wichtige Kriterien für die Auswahl einer Software sind ein flexibler Funktionsumfang mit passgenauen Funktionen für das Handwerk, eine intuitive Oberflächengestaltung und die Verfügbarkeit von wichtigen Schnittstellen“, erklärt Raban Luhmer. Darüber hinaus gelte es zu bedenken, ob und wie lange man sich an eine Software binden wolle – Stichwort: Mindestlaufzeiten und Kündigungsfristen und wie es mit dem Datenschutz bestellt sei. Und damit ist nicht nur der Schutz der Kunden- und Firmendaten vor unberechtigtem Zugriff, sondern auch vor dem Verlust der Daten insgesamt gemeint. Diese Schutzfunktion ist bei lokalen Installationen nur mit erheblichem Aufwand und dem nötigen Know-how zu erreichen. Oder über oft kostspielige Dienstleister.

„Nicht zuletzt sollte eine Handwerkersoftware eine große betriebswirtschaftliche Tiefe haben“, ist Raban Luhmer überzeugt. Zwar nutzten kleine Betriebe oft nur die Grundfunktionen wie Angebots- und Rechnungserstellung, aber spätestens ab einer bestimmten Betriebsgröße sei es auf die Dauer unerlässlich, die Wirtschaftlichkeit von Projekten im Blick zu haben, abgeschlossene Aufträge nachzukalkulieren, um gegebenenfalls zu niedrige Margen zu identifizieren und Klarheit darüber zu haben, wem eigentlich das Geld auf dem Firmenkonto gehört. „Bei 10 Mitarbeitern die an 20 oder mehr verschiedenen Projekten arbeiten verliert man leicht die Übersicht, ob das Guthaben auf dem Firmenkonto ausreicht, um anstehende Lohnzahlungen zu leisten, Forderungen begleichen zu können und ob ein Teil sogar als Gewinn entnommen oder investiert werden kann“, betont Luhmer.

Qualität statt Knebel

Von der Qualität ihrer Cloudsoftwarelösung sind die beiden Gründer so überzeugt, dass sie Handwerker, wenn sie nach einer kostenlosen 30-tägigen Testphase „Das Programm“ dauerhaft nutzen wollen, nicht mit langen Kündigungsfristen knebeln, sondern monatlich kündbare, flexible Nutzungspakete anbieten. Das obligatorische Basispaket mit vollem Funktionsumfang gibt es für 29,90 Euro monatlich, zusätzlich kann man weitere „Expertennutzer“ (19,90 Euro/Monat) – zum Beispiel für Bauleiter – oder Standdartnutzer (9,90 Euro/Monat) für Monteure dazubuchen. Weitere Informationen und Kontaktmöglichkeiten gibt es unter:

https://das-programm.io

Thomas Schwarzmann ist Redakteur der Zeitschriften bauhandwerk und dach+holzbau.