Mehr als elektronische Stundenzettel - Vorteile digitaler Zeiterfassung

Im Zeitalter der Digitalisierung gibt es für jedes unternehmerische Werkzeug einen digitalen Zwilling: Der digitale Taschenrechner löste den Rechenschieber ab, der Computer die Schreibmaschine und die digitale Zeiterfassung das „Brauchtum“ der Stundenzettel. Die Möglichkeiten sind zahllos und reichen von mobilen Apps bis zu stationären Lösungen, wie einer Stempeluhr. Viel wichtiger sind allerdings die Vorteile, die sich daraus ergeben: Von der permanenten Überwachung der Betriebsauslastung, der Verwendung der Zeiterfassung als Planungs- und Kalkulationsgrundlage bis zur allgemeinen Umsatzsteigerung. Am Ende profitieren Unternehmen schon jetzt von der digitalen Umstellung.

Die Möglichkeiten

Stationär oder mobil, auf der Baustelle oder im Büro – für jeden Unternehmensbereich und jede Situation halten moderne Zeiterfassungssysteme die passende Lösung parat. So bietet es sich besonders für Mitarbeiter im Büro an, ihre Zeiten entweder über eine zentral installierte Stempeluhr oder über eine Zeiterfassungsapplikation am Computer festzuhalten. Moderne Stempeluhren speichern zudem nicht nur klassische Kommt-/Geht-Buchungen, sondern zeigen ebenfalls Überstunden und Resturlaubstage an.

Für Gesellen und Meister, die weniger im Büro als auf der Baustelle beim Kunden sind, empfiehlt sich die mobile Lösung per App auf den mobilen Endgeräten wie Tablet oder Smartphone der Mitarbeiter. So werden nicht nur Arbeitszeiten minutengenau auf die Arbeitsleistung gebucht, sondern darüber hinaus auch zusätzliche Tätigkeiten sowie verbrauchte Materialien in den Regiekommentaren vermerkt und Bilder vom Baufortschritt zur Dokumentation aufgenommen. Ebenfalls können so auch kurzfristige Rapportaufträge zeitgenau und unproblematisch festgehalten werden. Die Erfassung der tatsächlich geleisteten Stunden für regelmäßige Kundendiensttermine ist mit einer digitalen Zeiterfassung genauso leicht möglich. Vollständige Auftragsabrechnung garantiert. Und wenn die Baustelle größer und der Personaleinsatz höher ist, bieten sich auch stationäre Stempeluhren direkt am Baucontainer zur Zeiterfassung an. Das alles wäre bis zu diesem Zeitpunkt noch keine Alternative zum Stundenzettel, müssten die Daten doch noch an ein Programm übergeben oder händisch eingepflegt werden. Innovative Branchensoftware schließt dank zahlreicher Schnittstellen zu diversen Zeiterfassungssystemen diese Lücke. Die Daten werden automatisch von der Stempeluhr, dem mobilen Endgerät oder dem Programm auf dem PC in das System übertragen und zentral in der Software gespeichert sowie den Projekten und Mitarbeitern zugewiesen.

Jetzt sind alle Stunden notiert, dokumentiert, gesichert und die Anforderungen des EuGH-Urteils zur Arbeitszeiterfassung an Handwerksbetriebe nach heutigem Stand erfüllt. Doch, die Chancen und Potenziale gehen weit über die rechtlich geforderte Dokumentation hinaus.

Chancen und Potenziale für die Planung

Modernen Softwarelösungen zeigen jahres-, monats- oder tageweise die Projekt- und Mitarbeiterauslastung an. Wie nutzen Unternehmen nun die Potenziale digitaler Zeiterfassung? Wie verwenden sie sie sinnvoll für die Planung?

Chancen bieten sich unter anderem in der saisonbedingten Mehrarbeit. Die Auftragsbücher sind über die Frühjahrs- und Sommerzeit gut gefüllt, alle Kapazitäten voll ausgelastet, erhöhte Arbeitszeiten die logische Konsequenz. Im Baugewerbe ganz normal.

Auf Sommer folgen bekanntlich Herbst und Winter und für viele Betriebe stehen diese synonym für wetterbedingte Projektausfälle oder gänzlich brachliegende Baustellen. Folgen sind oft saisonbedingte Kündigungen oder das Saison-Kurzarbeitergeld¹, was wiederum nicht jeden Arbeitsausfall kompensiert.

Um die gut ausgebildeten Fachkräfte gerade in Zeiten des Fachkräftemangels nicht zu verlieren, sollten sich Betriebe die dokumentierte Mehrarbeit im Sommer je Mitarbeiter in der Projekt- und Zeitmanagementsoftware zunutze machen. Diese können auf einem Arbeitszeitkonto gesammelt und zur Überbrückung von Schlechtwetterzeiten eingesetzt werden. In der Software wird der vereinbarte Überbrückungszeitraum erfasst und, wenn vereinbart, automatisch von den Überstunden abgezogen.

Betriebe, die über dieses Modell nachdenken, sollten sich im Vorfeld gut über die rechtlichen Voraussetzungen informieren. Allgemein gilt:

Umstieg von tariflicher auf betriebliche Arbeitszeitverteilung

Festlegung der Umsetzung und Ausgestaltung in Betriebsvereinbarung oder Einzelvereinbarung

Zahlung eines verstetigten Monatslohns

Arbeitszeitguthaben und einbehaltener Lohn dürfen 150 Stunden nicht überschreiten

Überstunden in hochfrequentierten Phasen im Jahr sind also üblich, aber, wie viele Überstunden sind zu viel? Ein Indiz für Überlastung der Mitarbeiter sind zum Beispiel Krankmeldungen und Fehlzeiten, wodurch es auf den Baustellen zu Verzögerungen kommen kann. Kurzfristig kann die Auswertung in der Software die Entscheidung für den Einsatz von Subunternehmen beeinflussen, um den Zeitplan einzuhalten und die Kundenzufriedenheit sicherzustellen. Langfristig lässt sich dies bereits im Vorfeld verhindern, denn, ob ein Projekt mit den vorhandenen Ressourcen zu einer gewissen Zeit realisierbar ist oder zu viele Mitarbeiter im Urlaub oder anderweitig verplant wurden, wird aus dem Planungskalender ersichtlich. Darüber hinaus dient die Ansicht als Grundlage für weitere Personalentscheidungen.

Jede nicht dokumentierte Stunde bedeutet für Unternehmen verlorener Umsatz. Besonders für Mitarbeiter, die im Kundendienst oder auf Montage sind, bieten sich mobile Zeiterfassungs-Apps an. Diese lösen die historischen Rapportzettel ab und ermöglichen die minutengenaue, einfache Dokumentation von Arbeitszeiten, Tätigkeiten und verwendetem Material. Einmal erfasst, werden die Daten automatisch ohne Medienbruch an die Handwerkersoftware im Büro übermittelt. Aufträge können so noch präziser kalkuliert und abgerechnet werden. Reale Ist-Zeiten lösen hier grobe Schätz-Zeiten ab.

Sind die Arbeitszeiten erst einmal digital erfasst, kann eine optimierte Projekt- und Ressourcenplanung erfolgen, um verfügbare Mitarbeiterkapazitäten bestmöglich auszunutzen. Was am Ende bleibt, ist mehr Zeit für den Kunden, den eigentlichen Job und damit verbunden die Umsatzsteigerung. Und so werden ganz nebenbei die Forderungen des EuGH-Urteils zur Arbeitszeiterfassung schon heute erfüllt.

Was zu beachten ist

Baubetriebe sollten bei der Wahl eines geeigneten Zeiterfassungsprogramms besonders auf die Abrechnungsmodalitäten achten. Oft fallen monatliche Nutzungsgebühren pro erfassten Mitarbeiter an, was bei größeren Unternehmen schnell teuer werden kann. Besser sind Lizenzmodelle, die einmalig erworben werden und unabhängig von der Anzahl der Mitarbeiter verwendet werden können. Zudem sollte das vorhandene Schnittstellenpaket geprüft werden. Unterstützt das Programm bereits bestehende Erfassungsgeräte? Gibt es die Möglichkeit einer mobilen App? So wird die Pflicht zur Anschaffung teurer Zweitgeräte oder zusätzlicher Software-Insellösungen direkt im Vorfeld ausgeschlossen.

Um die gesamte Büroarbeit zu optimieren, sollte vorab die Kompatibilität zwischen Zeit- und Projektplanungssystem und Branchenlösung sichergestellt sein, im besten Fall funktioniert das sogar ohne Medienbruch. Noch besser in nur einer Softwarelösung. Nachkalkulationen lassen sich so auf Grundlage vollständiger Ist-Zeiten berechnen und Folgeprojekte derselben Größenordnung noch genauer planen.

Stina Worttmann ist verantwortlich für die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit bei der Sander & Doll AG in Remscheid.