Was gehört in die Personalakte?
Jedes Unternehmen sammelt ganz selbstverständlich Informationen und Unterlagen über seine Mitarbeiter: Diese werden in der Personalakte aufbewahrt – ein sensibles Thema zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Deshalb sollten Firmen genau wissen, wie sie mit den Unterlagen umzugehen haben.
In die Personalakte darf nur hinein, was für das Arbeitsverhältnis von Bedeutung ist. Zwar gibt es keine rechtlich verbindliche Regelung bezüglich Form und Inhalt. Der Arbeitnehmer hat jedoch ein Recht auf den Schutz seiner Privatsphäre.
Üblicherweise gibt es pro Arbeitnehmer eine Akte, in die alle Unterlagen gehören, die in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen: Das sind, neben den Bewerbungsunterlagen einschließlich der Zeugnisse, auch der Arbeitsvertrag und der Personalbogen. Ebenfalls relevant sind alle Dokumente, die für die Position wichtig sind, wie die Stellenbeschreibung, eine Kopie der Fahrerlaubnis oder gegebenenfalls des Schwerbehindertenausweises. Auch alle finanziellen Details sollten in der Personalakte hinterlegt werden: Also die Anmeldung bei der Krankenkasse, der Nachweis über Kassenbeiträge und vermögenswirksame Leistungen, zudem die Lohn- und Gehaltsbescheinigungen.
Im Laufe des Arbeitsverhältnisses kommen immer wieder Dokumente dazu: Etwa die Zeugnisse einer Weiterbildung oder eventuelle Änderungen des Vertrags. Auch eine Abmahnung sollte dokumentiert werden. Wichtig zu wissen: Wenn der Betroffene dieser Abmahnung schriftlich widerspricht, dann muss diese Gegendarstellung ebenfalls aufgenommen werden. Eine rechtliche Regelung über die Aufbewahrungsfrist von Abmahnungen gibt es nicht. Abhängig vom Vorfall und von der Schwere der Pflichtverletzung kann der Arbeitnehmer in der Regel nach zwei bis fünf Jahren die Entfernung aus der Akte verlangen. Auch andere brisante Inhalte, wie Gehaltspfändungs- und Überweisungsbeschlüsse gegen den Arbeitnehmer, sind Teil der Personalakte.
Was nicht hinein darf
Nachweisbar unberechtigte, falsche oder entwürdigende Unterlagen, wie zum Beispiel unberechtigte Abmahnungen oder anonyme Anschuldigungen von Kollegen, dürfen dagegen nicht aufbewahrt werden. Auch die Dokumentation persönlicher, politischer oder religiöser Interessen des Mitarbeiters ist nicht zulässig. Das gilt übrigens selbst dann, wenn diese, etwa durch einen Zeitungsartikel, öffentlich bekannt werden sollten.
Datenschutz, Einsicht und Aufbewahrungspflicht
Da die Personalakte sensible Informationen enthält, gehört es zur Pflicht des Unternehmens, sie so aufzubewahren, dass außer den mit der Personalarbeit betrauten Mitarbeitern und den direkten Vorgesetzten kein Unbefugter Zugang hat. Sind in der Personalakte spezielle und private Gesundheitsdaten enthalten – zum Beispiel über Entziehungskuren des Mitarbeiters – müssen diese gesondert gesichert werden, etwa in einem geschlossenen Umschlag (so das Bundesarbeitsgericht, Az. 9 AZR 271/06).
Jeder Mitarbeiter hat jedoch das Recht auf Einsicht in seine Personalakte, theoretisch so oft er will und ohne besondere Begründung. Er kann ein Mitglied des Betriebsrats dabei hinzuziehen. Laut Betriebsverfassungsgesetz ist er auch berechtigt, dem Inhalt eigene Erklärungen hinzuzufügen und Kopien oder Abschriften anzufertigen.
Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses wird die Personalakte nicht automatisch vernichtet. Unternehmen dürfen die Akte so lange aufbewahren, wie es für berechtigte Verwendungszwecke notwendig erscheint. Besteht nach Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfristen (Buchungsbelege etwa sind nach der Abgabenordnung zehn Jahre lang aufzubewahren) keine Notwendigkeit mehr zur Aufbewahrung, sind die Unterlagen unverzüglich durch das Unternehmen zu vernichten.
