Wie Handwerker von Cloudsoftware profitieren
Handwerker sind oft unterwegs und haben wenig Zeit, sich mit komplexen IT-Systemen oder Software auseinanderzusetzen. Eine Cloudsoftware passt sich genau an die Bedürfnisse des Betriebs an und erlaubt eine unkomplizierte Bearbeitung und Verwaltung der Aufträge – mobil vom Smartphone aus.
Im Alltag beim Fliesenleger oder dem Maler läuft es nicht immer rund: Material wird vergessen und die Fahrt zum Großhändler ist noch einmal notwendig. Dort fehlt im Angebot die Stückliste oder man muss einen Kunden anrufen, findet aber die Telefonnummer nicht. Informationen stehen also oft auf (unleserlichen) Zetteln, im Email-Eingang oder werden telefonisch ausgetauscht. Das führt dazu, dass sie verteilt sind und aufwändig zusammengesucht werden müssen.
So entsteht Unruhe und Zeit wird verschwendet. Für die Verwaltung haben viele Betriebe eine Handwerkersoftware auf einem Computer oder einem Server im Büro installiert – und nutzen dafür die Hilfe eines IT-Fachmanns. Auch das geht mit Aufwand einher: Die Software muss aktualisiert werden, mit dem Betriebssystem harmonieren und Sicherheitskopien sind notwendig – das alles kostet, bei Problemen fehlt der Support oder man ist abhängig von seinem IT-Dienstleister.
Datenzugriff überall möglich
Die Alternative ist eine Cloud-Software als allumfassendes Betriebssystem fürs Handwerk: Sie unterstützt im Alltag und reduziert die Komplexität von IT. Bei einer Cloudlösung spart sich das Handwerk den IT-Spezialisten und muss sich auch nicht mehr selbst um die Software kümmern. Eine Installation ist nicht notwendig, es muss keine Hardware angeschafft werden.
Der zentrale Vorteil liegt im Datenzugriff: Dieser ist über den Internetbrowser oder eine mobile App möglich – und damit mit allen mobilen Geräten standortunabhängig. Das Team kann von unterwegs aus zugreifen – ein Mitarbeiter nimmt zum Beispiel ein Aufmaß beim Kunden und lädt die Daten sowie Fotos über die App in die Kunden- oder Projektmappe der Software hoch. Das Team im Büro hat sofort Zugriff auf die Daten und kann ein Angebot erstellen und auf Kundenanfragen zeitnah reagieren.
Die integrierte Zeiterfassung macht Excel für die Lohnabrechnung überflüssig, Stundenzettel muss auch niemand mehr ausfüllen. Die Projektakte führt alle relevanten Informationen – Anfahrt, Stunden, Material – zusammen. Daraus können dann Rechnungen erzeugt und das Abnahmeprotokoll oder Nachträge und Nachkalkulation generiert werden.
Rechtssicherheit durch vereinfachte Protokolle
Da eine mobile Cloudlösung die Abnahmeprotokollverwaltung vereinfacht, entsteht darüber hinaus Rechtssicherheit: Das Protokoll kann vor Ort über die App beim Kunden erfolgen. Er unterschreibt digital zum Beispiel auf dem Ipad und das Protokoll wird direkt digital zugeordnet. Kontrolle wird in einer Cloudsoftware durch das sogenannte Rechtemanagement gewährleistet: Wer worauf Zugriff hat, und welche Informationen eingesehen werden können, lässt sich über rollenbasierten Zugriff genau steuern.
Ein weiterer Faktor ist die Sicherheit. Eine Cloudlösung hält automatisierte Datensicherungen vor – sie können zum Beispiel stündlich erfolgen. Auch sind die Rechenzentren, in denen die Server stehen, professionell ausgestattet: mit Brandschutztechnologien, Videoüberwachung und Redundanz – die Daten werden also doppelt gespeichert.
Autor
Gregor Müller ist Gründer und Geschäftsführer der synatos GmbH in Berlin.
Die synatos GmbH
Die synatos GmbH mit Sitz in Berlin wurde 2016 gegründet. Ihre Handwerker-App „das Programm“, eine webbasierte All-in-one-Lösung, wurde seit 2019 in Zusammenarbeit mit Handwerkern programmiert. Bislang nutzen sie rund 1000 Kunden – die größten davon mit rund 70 Mitarbeitern in Deutschland, Österreich, der Schweiz und Luxemburg. Die App wird ausgerichtet an den Bedürfnissen der Handwerker stets weiterentwickelt.
